Das Bistum Dresden-Meißen setzt auf das Kommunikationssystem von Wildix
Das Bistum Dresden-Meißen ist ein Verwaltungsgebiet der römisch-katholischen Kirche, welches nahezu ganz Sachsen sowie einen Teil von Thüringen umfasst. Das ursprüngliche Bistum Meißen wurde bereits 968 gegründet, zwischenzeitlich teilweise aufgelöst und umstrukturiert. Seit 1921 besteht es in der heutigen Form. Dass das Bistum im digitalen Zeitalter angekommen ist, belegt der Livestream einiger Gottesdienste aus der Kathedrale in Dresden oder der Propstei in Leipzig. Im Kern schafft das Bistum gemeinsam mit den örtlichen Pfarreien die Rahmenbedingungen dafür, den katholischen Glauben aktiv leben zu können. Dies umfasst neben der zentralen Verwaltung auch soziale Dienste wie den Caritasverband oder verschiedene Angebote für Kinder und Jugendliche und vieles mehr.
Das Problem
“Wir sind Kirche. Da ist die Kommunikation natürlich einer der entscheidenden Punkte. Wir stellen keine Schränke her oder Metallteile.” Mit diesen Worten bringt Kay Gräbert, Abteilungsleiter für Liegenschaften und Zentrale Dienste des Bistums Dresden-Meißen die Bedeutung der Kommunikation für die Institution auf den Punkt. Da dies nicht nur den Schriftverkehr und den persönlichen Dialog betrifft, ist die Telefonanlage und das gesamte Kommunikationssystem ein wichtiger Baustein für die Arbeit der römisch-katholischen Kirche. “Die alte analoge Anlage war lange aus der Wartung heraus. Wir mussten handeln.” Wichtig war dabei, die Prozesssicherheit zu gewährleisten, was über eine VoIP-Lösung problemlos möglich ist. “Wir brauchen nicht unendlich viele Feature, die Anlage muss vor allem zuverlässig funktionieren”, stellt der Abteilungsleiter die Prämisse klar. Zudem wurde eine einfache Administration, die Integrierbarkeit in die vorhandene IT-Infrastruktur, geringe Downzeit bei der Umstellung und eine möglichst unkomplizierte Umgewöhnung für die Anwender gefordert.
“Für uns war zunächst auch ein Thema, einen Dienstleister zu finden, der das mit und für uns macht – und zwar nicht nur in der Einrichtung, sondern auch später”, betont Kay Gräbert. Zur Wahl für das neue Telefonsystem standen “die üblichen Verdächtigen” wie Avaya und Unify – doch der gewählte Dienstleister Richter Telefon Technik hatte auch Wildix im Portfolio. “Wichtig neben dem Preis oder ähnliches waren uns bei der Wahl die Sicherheit der Lösung und dass man auf unsere Wünsche und Anforderungen eingeht.” Einer der beiden anderen Anbieter sei beispielsweise bereits während der Angebotsphase nicht sehr responsiv gewesen, was für Kay Gräbert ein KO-Kriterium war: “Da haben wir uns schon überlegt, wie dann der Support aussieht und ob wir das wollen.”
Die Lösung
“Bei Wildix hatten wir einfach ein gutes Gefühl. Vom Service her, von der Integrierbarkeit und von der Komplexität der Infrastruktur und Administrierung”, fasst der Abteilungsleiter zusammen. Seit Frühjahr 2020 ist das Kommunikationssystem von Wildix im Bistum Dresden-Meißen mit rund 250 Lizenzen im Einsatz. “Unser Vorteil war, dass wir die alte analoge Anlage parallel betreiben, also die neue Anlage auf IP aufbauen und derweil die alte Anlage weiter nutzen konnten”, sagt Kay Gräbert. Die Installation habe zudem wesentlich weniger Zeit in Anspruch genommen, als befürchtet.
Eine Herausforderung bei der Umstellung auf eine VoIP-Anlage schien die Kombination mit der Citrix-Umgebung, über die auf den meisten Computern die typischen Büro-Applikationen laufen. Doch “die Wildix-Telefonanlage funktioniert gut in dieser Citrix-Landschaft.” Das Kommunikationssystem beinhaltet bspw. auch Türsprechstellen, beispielsweise zum Büro des Bischofs im Dresdner Schloss. “Wir haben Türsprechstellen von 2N, aber die Wildix übernimmt hier die Zentralfunktion. Wenn wir einen Besucher haben, der zum Bischof möchte, landet ein Bild des Ankommenden auf dem Bildschirm der Telefone und die Sekretärin kann über den Computer die Tür und den Aufzug freigeben”, zeigt Kay Gräbert sich begeistert. Dies funktioniert nicht nur über die Desktop-Anwendung, sondern auch von überall aus über die Mobile App. Durch unterschiedliche Wählpläne und Routingvorgaben können zudem die Anrufe sehr gezielt gesteuert werden, sodass beispielsweise nicht jede Person von jedem jederzeit direkt angerufen werden kann.
Das Bistum Dresden-Meißen nutzt historisch bedingt eine On-Premise-Anlage – ein mehrfach gesicherter Serverschrank im Keller, der feuerfest ist und im Zweifelsfall nach Entfernung der Kabel als Ganzes aus dem Gebäude transportiert werden kann. Daher war ein wichtiges Kriterium die Größe der Telefonanlage: “Es macht schon einen Unterschied, ob ich ein zusätzliches Bauteil im Server-Schrank unterbringen muss, um alle Anforderungen abzubilden, oder fünf.”
Das Ergebnis
“Als wir auf die neue Anlage umgestiegen sind, sind wir davon ausgegangen, dass hauptsächlich die Tischtelefone genutzt werden. Durch Corona und das damit verbundene Homeoffice wurden allerdings auch die Web-Anwendung sowie die mobile App rege genutzt”, stellt Kay Gräbert einen vorab gar nicht einkalkulierten Vorteil der Wildix-Anlage heraus. Für den Abteilungsleiter ist es ein klarer Pluspunkt, von überall aus telefonieren, auf die Anrufverläufe und auch Kontaktverzeichnisse zugreifen zu können. “Wir sind sehr zufrieden mit der Qualität und der Stabilität der Anlage. Sie wurde in Betrieb genommen und funktioniert seitdem einwandfrei.”
Ein weiterer Vorteil der Wildix-Lösung ist die Single-Sign-On-Option. “Es ist immer wichtig, dass die Mitarbeiter sich nicht viele Passwörter merken müssen. Daher ist es für uns eine wichtige und gute Eigenschaft, dass wir die Anlage in unsere Single-Sign-On-Lösung integrieren konnten”, so Kay Gräbert. Doch nicht nur nutzerseitig, sondern auch aus der IT-Sicht stellt das Wildix-System eine deutliche Verbesserung dar.
Das heißt, wenn ein neuer Mitarbeiter dazu kam oder einer ausschied und selbst bei Namensänderungen war das Bistum auf den externen Dienstleister angewiesen. “Mit der Wildix-Anlage können wir 95% selber administrieren, die Einstellungen vornehmen, wie wir sie brauchen und müssen nur 5% durch einen externen Dienstleister machen lassen.” Dieser Umstand spare viele Ressourcen – zeitlich und finanziell.
“Ich bin überzeugt, dass wir uns mit Wildix für die richtige Anlage entschieden haben”, resümiert Kay Gräbert.
Anforderungen
- Integration der neuen VoIP-Anlage in die vorhandene IT-Infrastruktur
- Einfachheit der Administration
- Citrix- und ERP-Integration
- Outlook-Integration
- Faxanbindung
Erreichter Mehrwert
- Erreichbarkeit von überall aus
- Stabile Telefonie
- Erhöhter Service und Individualisierbarkeit
- Möglichkeit der Eigenadministration
- Single-Sign-On
- Einbindung der Türsprechanlagen
