Dank des Wildix Systems verschlankt der Caritas-Verein die Kommunikation und reduziert die Kosten
Der Caritas-Verein Altenoythe e.V. hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine gleichberechtigte Teilhabe aller in der Gesellschaft zu realisieren. Dies umfasst unter anderem eine Förderschule und eine Tagesbildungsstätte, aber auch die Bereiche Wohnen, hilfsmedizinische Angebote und Arbeiten. Unter dem Motto “Einfach Mensch sein” integriert der Verein rund 2.000 Beschäftigte, die teilweise auch von zu Hause abgeholt werden. Der Wirkungskreis des Vereins erstreckt sich auf die 13 Kommunen des Landkreises Cloppenburg.
Gesucht: Standortvernetzung und Integrationsmöglichkeit
Der Caritas-Verein Altenoythe e.V. ist eine Organisation, die sich für die Eingliederung aller in die Gesellschaft einsetzt. Darunter fällt der Bildungsbereich – angefangen vom Kindergarten, über die Förderschule bis hin zu Tagesbildungsstätten – und der Bereich ‘Wohnen und VielfaltLEBEN’. Andreas Wieborg, Vorstand Inhalte und Pädagogik beim Caritas-Verein Altenoythe e.V., ergänzt weiter: “Auch der Bereich ‘Arbeiten’, wo alle Angebote im Bereich Teilhabe am Arbeitsleben organisiert sind, gehört dazu und hilfsmedizinische Angebote wie Physiotherapie, Logopädie und Autismusambulanz.” Die Geschäftsstelle befindet sich in Altenoythe, ein Großteil der Leistungen wird aber vor Ort in den 13 Kommunen des Landkreises Cloppenburg erbracht. Da viele dieser Standorte nach und nach dazu gekommen sind, gab es überall unterschiedliche Telefonanlagen, die von unterschiedlichen Firmen betreut und nicht zentral gesteuert werden konnten.
“Es gab auch immer mehr Anforderungen von den Kollegen aus den Einrichtungen: Wir wollen zentrale Rufnummern haben”, erinnert sich Andreas Emken, Abteilungsleiter IT beim Caritas-Verein. Daher machte er sich auf die Suche nach einer VoIP-Anlage, die diese Probleme lösen konnte. Neben der Standortvernetzung war unter anderem wichtig, dass sich die Kommunikationslösung in unterschiedliche Systeme integrieren lässt. Beispielsweise wünschte sich eine Bewohnerin des Wohnheims für Menschen mit Autismus ein Hausnotruf-System des Deutschen Roten Kreuzes. Dieses Notrufsystem arbeitet allerdings mit analogen Signalen, welche nicht direkt von einer VoIP-Anlage verarbeitet werden können. Zudem sollte das DECT-System, welches in den Einrichtungen installiert war, beibehalten werden.
Ein weiteres Problem mit der alten Telefonanlage war die Kostenstruktur. Daniel de Buhr, Systemadministrator beim Caritas-Verein Altenoythe e.V., erinnert sich an ein Beispiel zu Beginn der Corona-Pandemie, als der Caritas-Verein Stoffmasken nähte: “Es gab so einen großen Ansturm von Leuten, die gern Masken haben wollten, dass es telefonisch nicht mehr verarbeitet werden konnten.” Es wurde eine Ansage geschaltet, dass die Bestellung per E-Mail eingereicht werden soll und wenn die Anrufer mit einem Mitarbeiter sprechen wollen, sollten sie die 1 drücken. “Allein das zu realisieren, hat mehrere tausend Euro gekostet.”
Gefunden: Ein zentrales Tool für die Anbindung aller Funktionen und Standorte
Der zertifizierte Wildix Partner fm best stellte dem Caritas-Verein das Portfolio von Wildix vor und zeigte die Möglichkeiten auf, die diese Kommunikationslösung bietet.
“Davon waren wir sehr, sehr begeistert. Mein Kollege Daniel de Buhr und ich haben uns das vor Ort angeschaut. Als wir wieder auf die Autobahn gefahren sind, mussten wir am nächsten Rastplatz erst mal runterfahren und für uns tief durchatmen, denn wir haben gesehen: Das ist Digitalisierung, so wie wir das wollen”, beschreibt Andreas Emken seinen ersten Eindruck.
Seit 2021 nutzt der Caritas-Verein die Kommunikationslösung von Wildix und rüstet nach und nach mehr Bereiche und Standorte mit dem System aus. Innerhalb von vier Jahren sollen bis zu 500 Teilnehmer integriert werden. Durch die Standortvernetzung mit der Wildix Anlage ist nun eine zentrale Steuerung möglich. Gleichzeitig sind die Kollegen unter einer zentralen Telefonnummer erreichbar – egal von wo aus sie arbeiten.
Im Zuge der Umstellung der Telefonanlage wurde auch das Durchsagesystem im Kindergarten des Caritas-Vereins modernisiert. “Das Problem ist, dass wir oft Ansagen standortübergreifend machen müssen. Um das zu realisieren, haben wir uns für SIP-Lautsprecher entschieden, die einfach wie ein Telefon in die Telefonanlage eingebunden werden können”, erklärt Daniel de Buhr. So kann über die Paging-Funktion der Telefonanlage eine Ansage auf alle Lautsprecher realisiert werden.
Auch der gewünschte Hausnotruf vom DRK im Wohnheim konnte mit dem Wildix-System realisiert werden. Die Bewohnerin trägt ein Armband mit einem Alarmknopf, der bei Betätigung ein Signal an eine Empfängerbox sendet, wodurch automatisch ein Notruf abgesetzt wird. Dieses analoge Signal wird über ein FXS04 Media Gateway in ein SIP-Signal umgewandelt und an die Cloud-Anlage von Wildix weitergegeben.
Mit fm best hat der Caritasverein zudem den für sie perfekten Partner gefunden. “Es fällt nicht jedem leicht, auf Menschen mit Behinderungen zuzugehen und sich auch mal in den Arm nehmen zu lassen”, sagt Andreas Emken. Die Firma fm best kenne jedoch das Klientel und wisse damit umzugehen. Daher sei der Wildix Partner nicht nur aus technischer, sondern auch aus menschlicher Sicht der optimale Ansprechpartner. Daniel de Buhr ergänzt darüber hinaus: “Wenn es Probleme gibt, wo fm best nicht weiterkommt, ist der Wildix Tech Support sofort eingesprungen und hat mitgeholfen. Wir haben teilweise alle zusammen im Video Meeting gesessen und uns ein Problem angeschaut und sowas gibt’s halt nicht viel.” So konnten mit fm best bisher alle Fehler identifiziert und Probleme gelöst werden.
Wildix schafft Möglichkeiten, die vorher unvorstellbar schienen
“Wir haben aus IT-Sicht mittlerweile auf fast alle technischen Fragen oder Anforderungen, die an uns gestellt werden, eine gute Antwort”, fasst Andreas Emken zusammen.
Daniel de Buhr bekräftigt: “Wir haben mit der Wildix-Anlage inzwischen Sachen umgesetzt, die wir mit unserer alten Anlage einfach nie machen konnten, ohne horrende Lizenzgebühren zu zahlen für irgendwelche Ansagen, die man speziell konvertiert hochladen musste oder so einen Blödsinn. Das funktioniert einfach.”
Eine sehr hilfreiche Integration sei beispielsweise die Zeiterfassung. “Wenn der Kollege sich morgens einstempelt, wird automatisch ein Signal an die Wildix-Anlage gesendet, dass dieser Kollege jetzt erreichbar ist und der Status springt automatisch auf grün”, erklärt der Systemadministrator. Auch das Ticket-System in der IT-Abteilung konnte mit der Kommunikationslösung von Wildix effizienter gestaltet werden. Rund 60 Anrufe gehen an der Technik-Hotline jeden Tag ein. Diese Anrufe werden über die Speech-To-Text-Option direkt an das Ticket-System übergeben. “Das heißt, jemand ruft an, drückt die 1, kann sein Anliegen vortragen und wir bekommen es direkt als E-Mail im Ticket-System”, erklärt Daniel de Buhr. Damit hat die IT-Abteilung mehr Zeit, sich um die Lösung der Probleme statt nur um die Aufnahme der Anliegen zu kümmern.
"Ich schätze die Wildix besonders dafür, dass sie offen ist, dass ich auch fremde Systeme anbinden kann, dass die Administration besonders einfach ist, ein flaches Lizenzmodell vorhanden ist, wo man nicht jedes Mal horrende Summen für Kleinigkeiten bezahlen muss und sie einfach funktioniert”, resümiert Daniel de Buhr.
Anforderungen
- Standortvernetzung
- Zentrale Rufnummern
- Integration bestehender Hardware und Drittsoftware
Erreichter Mehrwert
- Erreichbarkeit unter einer Rufnummer
- Effizienzsteigerung des IT-Ticketsystems
- Integration von Hausnotruf und Zeiterfassung
- Realisierung zentraler Durchsagen
- Möglichkeit zur Schritt-für-Schritt Erweiterung
- Kostenreduktion
- Einfache und individuelle Administrierbarkeit
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix-Partner
Fm best GmbH & Co. KG
Hermann-Ehlers-Str. 6
26209 Hatten-Sandkrug
Deutschland
+49 (0) 441 361614 0
fmbest.de
