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Effizientere Kommunikation sowie Notruffunktionen auf der Musikmeile Chemnitz
Der Bandbüro Chemnitz e.V. wurde 2011 in Chemnitz gegründet und hat als Hauptanliegen die Unterstützung der Chemnitzer Musikszene. Durch unsere Arbeit wollen wir die Interessen der Musikerinnen und Musiker, Bands, der Szene und der damit in Zusammenhang stehenden Branche stärken und diesen eine Stimme geben. Ein Großprojekt in jedem Jahr ist die Musikmeile Chemnitz – ein Open Air Festival, welches Nachwuchskünstlerinnen und -künstlern eine Bühne bietet und 2024 sein 10 jähriges Jubiläum feierte.
Die Kommunikation auf einem Freigelände, wie beispielsweise bei einem Open Air Festival, ist eine Herausforderung und wird meist über Walkie-Talkies oder Handys realisiert. Mit dem DECT System von Wildix hat sich bei der Musikmeile Chemnitz nun eine neue Form der Verständigung bewährt, die nicht nur Teamleads permanent verbindet, sondern auch alle anderen Crew-Mitglieder in die Kommunikation einbindet.
Mein größter Benefit vom Wildix-System war, dass ich keine fünfzig Anrufe auf meinem Telefon hatte. Ich konnte an einer Stelle sein, von dort aus koordinieren und das hat das Stresslevel immens gesenkt. Alle Teammitglieder waren durchweg informiert und konnten jederzeit nachlesen, was kommuniziert wurde, auch wenn sie mal eine Ansage verpasst haben, weil sie gerade beschäftigt oder nicht auf dem Gelände waren.
Isabel Eißmann
Projektkoordinatorin Musikmeile Chemnitz
Das Problem: Effektive Erreichbarkeit der Verantwortlichen
Die Kommunikation auf einem Freigelände birgt viele Herausforderungen – insbesondere dann, wenn eine große Anzahl an Menschen involviert ist: Wie erreiche ich die richtige Person? Wie kann ich auf einer so großen Fläche einen stabilen Kanal herstellen? Wie kann ich sichergehen, dass die Botschaft ankommt – und zwar bei allen, die es betrifft? Bei der Musikmeile Chemnitz, einem Projekt des gemeinnützigen Vereins Bandbüro Chemnitz e.V., kam zudem noch der Faktor hinzu, dass eine teure spezialisierte Kommunikationstechnik für jedes Teammitglied das Budget gesprengt hätte. “In den letzten Jahren klingelte bei Martin und mir, ständig das Telefon und wir mussten irgendwo hinlaufen, um Probleme zu klären, bzw. teilweise erstmal herausfinden, wer das Problem lösen kann. Das hat unglaublich viel Zeit gefressen und den Stress bei allen Beteiligten erhöht”, erinnert sich Isabel Eißmann, die gemeinsam mit Martin Goretzky das Projekt Musikmeile Chemnitz koordiniert. Im Endeffekt gab es mit dem Telefon, mündlicher Besprechungen und WhatsApp Chats mehrere Kanäle, über die kommuniziert wurde und keiner wusste mehr, was wo gesagt wurde und dementsprechend auch nicht, wer welche Information erhalten hat oder eben auch nicht.
Die Lösung: DECT System für das Festivalgelände mit angeschlossener App
Durch einen Zufall kam das Bandbüro Chemnitz mit der Firma ITAS, einem langjährigen Wildix-Partner, in Kontakt und auf dieses Thema zu sprechen. Da Mirko Eisele, der Geschäftsführer, selbst musikbegeistert ist, wollte er die Musikmeile Chemnitz unterstützen und schlug vor, die technische Realisierung einer DECT-Infrastruktur zu prüfen. “Unsere Veranstaltungsfläche ist ein großes freies Areal – außer ein paar Bäumen versperrt hier nichts den Weg”, beschreibt Martin Goretzky die Lage. Es wurde daher ein LTE-Router auf dem Dach des Getränkewagens aufgestellt, der an eine DECT Basisstation angeschlossen wurde. Zur Sicherheit wurde im Backstage-Bereich eine zweite Basisstation installiert. “Die zweite Basisstation wäre gar nicht nötig gewesen. Das Signal war so stark, dass der Empfang erst zwei Straßen weiter unterbrochen wurde”, erklärt der Projektleiter. Über die Basisstation wurden 12 DECT Headsets sowie vier Handtelefone angeschlossen. Mit den Headsets wurden die jeweiligen Teamleads und Verantwortlichen ausgestattet, die Handtelefone erhielten nur die Tontechniker der zwei Bühnen sowie die Projektleiter für dringende Durchsagen bspw. im Fall einer notwendigen Evakuierung. “Gleichzeitig konnten aber auch alle anderen Mitarbeiter: innen auf dem Event in einem Chat nachlesen, was kommuniziert wurde. Es war nicht bloß niedergeschrieben, sondern es konnte auch jeder noch einmal anhören, gerade wenn man etwas nicht verstanden hatte”, beschreibt Martin Goretzky das Setup.
Ein weiteres Telefon war im Bandbüro selbst, also der Zentrale, angeschlossen. Wenn auf dem Festivalgelände etwas fehlte, konnte ein Teammitglied im Büro gleich mithören und veranlassen, dass das fehlende Objekt zum Festivalgelände gebracht wird. Zudem waren die Handynummern der Projektleiter als Kurzwahl im System hinterlegt. Somit konnte jeder Headset-Träger per Sprachbefehl direkt über das Headset die Verantwortlichen telefonisch erreichen wie Martin Goretzky erklärt: “Das heißt, wenn wir von der Veranstaltungsfläche weg waren, weil irgendwas gebraucht wurde, konnten sie uns zwar nicht mehr durch die Headsets erreichen, aber sie konnten uns direkt durch ihr Headset auf unser normales Handy anrufen und dann konnten wir noch ganz schnell was einkaufen”.
Die Ergebnisse: Reibungslose Verständigung und erhöhte Sicherheit
Die Anforderungen nach einer vereinfachten Kommunikation, bei der man nicht nur alle wichtigen Personen gleichzeitig erreichen kann, sondern auch noch die Hände frei hat zum Arbeiten, wurde also ohne Probleme erfüllt. Und das auch während der Veranstaltung trotz der akustisch schwierigen Situation, so Isabel Eißmann: “Wir haben fast damit gerechnet, dass wir die Headsets während der Veranstaltung nicht nutzen können, weil man die Durchsagen bei so lauter Musik nicht hören wird. Aber es hat einwandfrei funktioniert”.
Die Mehrwerte der Wildix-Lösung gingen weit über die ursprünglichen Anforderungen hinaus. Auf der Veranstaltungsfläche wurden an mehreren strategischen Punkten QR‑Codes angebracht, um Hilfe anzufordern. “Wenn Hilfe angefordert werden sollte über den QR Code, wurde eine Information an die Headsets weitergeleitet und unsere Awareness- und Security-Crew wussten direkt Bescheid”, erklärt Isabel Eißmann die Funktionsweise. Doch nicht nur für die Gäste, sondern auch für die Mitarbeitenden trug das Kommunikationssystem zu mehr Sicherheit bei. Sogar ein Diebstahl konnte verhindert werden, wie Martin Goretzky erzählt: “Ein Gast wollte mit einem unserer Liegestühle verschwinden. Ein Teammitglied hat es gesehen, über das Headset durchgegeben und ist ihm nachgelaufen. Wir sind dann natürlich mit der Security sofort hinterher. Hätte es die Kommunikation nicht gegeben, hätte da was passieren können. Und das ging innerhalb von Sekunden”.
Nach anfänglicher Skepsis, ob ein solches System Open Air überhaupt funktionieren kann und wie die Teammitglieder die neue Technologie annehmen, war das Fazit nach dem Event durchweg positiv, wie Isabel Eißmann sagt: “Im Endeffekt waren alle sehr dankbar und haben sich über das System gefreut und wie einfach es in der Ausführung war. So konnten alle an der Kommunikation teilnehmen. Die Mitarbeiter, die zum Beispiel kein Headset hatten, konnten im Chat mitlesen. Und ich glaube, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter würden sich freuen, wenn sie im nächsten Jahr erneut das System nutzen könnten”.
Auch Martin Goretzky zeigt sich begeistert: “Wir haben zwei feste Mitarbeiter, die das vom Bandbüro machen und der Rest sind Freunde und Verwandte. Und viele werden auch zu Freunden und sagen, das war dieses Jahr noch geiler als letztes Jahr. Und wenn das so was Simples ist wie ein Headset, dass das schafft, super”.
Anforderungen
- Stabile Kommunikation Open Air
- Ein Kanal, um alle zu erreichen
- Einfache Handhabung
Erzielter Mehrwert
- Durchgehende Erreichbarkeit auf dem gesamten Festivalgelände und darüber hinaus
- Ein Kanal, akustisch und schriftlich
- Integration aller Teammitglieder über Headset oder Chat, ob auf dem Gelände, im Büro oder unterwegs
- Schnellere Reaktionszeiten, immer die richtige Ansprechperson erreicht
- Erhöhte Sicherheit durch Help Points, schnelle Kommunikation und Durchsagefunktion bei Evakuierung
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix‑Partner
- ITAS AG
- Südstraße 1, 09221 Neukirchen / Erzgebirge, Germany
- info@itas.ag
- +49 371 560040
- itas.ag
