Steuerkanzlei spart 60% an Kosten pro Home Office Platz
steuercompany optimiert interne Kommunikation und spart pro Home Office Arbeitsplatz rund 800 Euro
Steuerberatungsgesellschaften leben von der Kommunikation mit ihren Mandanten. Der direkte Austausch und schnelle Rückmeldungen sind die Grundlage für ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Berater und Klient. Um zeitnahe Antworten zu gewährleisten und die internen Rücksprachen und Abläufe effizient gestalten zu können, ist ein flexibles und gleichzeitig simples Kommunikations-Tool Voraussetzung. Das gilt besonders dann, wenn Home Office zur Unternehmensphilosophie gehört.
Die steuercompany in Straubing wurde 1999 gegründet und versteht sich selbst als ‘etwas andere’ Steuerkanzlei, die auf ein junges Team und flache Hierarchien setzt. Unter dem Motto “Unsere Begeisterung ist spürbar” beraten die Steuerexperten vorwiegend mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler. Der hohe Mandantenzuwachs der vergangenen Jahre ist ein eindeutiger Beleg für den Erfolgskurs der steuercompany, die mittlerweile über 50 Mitarbeiter beschäftigt und weiter wächst.
Das Problem
Jedes Unternehmen ist auf Erfolg und Wachstum ausgerichtet. Ein wichtiger Baustein dafür sind zufriedene Kunden. Das gilt auch für die steuercompany aus Straubing, die hohe Maßstäbe in puncto Kundenzufriedenheit xansetzt, wie Veronika Murr vom Office Management erklärt: “Es spricht sich herum, dass wir eine etwas andere Steuerkanzlei sind. Wir sind sehr locker, ein sehr gutes Team und das zeigt sich auch nach außen.” Dieses Image führte dazu, dass sich immer mehr regionale und überregionale Mandanten an die Kanzlei wandten und somit auch die Mitarbeiterzahl stieg. Das enorme Wachstum während der letzten Jahre sorgte dafür, dass selbst das großzügige Büro im Zentrum von Straubing zu klein wurde.
Aus diesem Grund etablierte die steuercompany Home Office für nahezu alle Mitarbeiter – ein Trend, der durch die mit der Corona-Pandemie einhergehenden Einschränkungen beschleunigt wurde. “Eine Herausforderung war sicher, dass wir unsere Arbeit auch im Home Office ganz normal fortführen können müssen. Wir können in der Kommunikation keine Abstriche machen”, betont Steuerberater Dr. Thomas Habl. “Für das Unternehmen sind Kommunikationsabläufe ganz entscheidend und auch die Instrumente, die wir einsetzen. Denn inzwischen haben die Kommunikation und die Digitalisierung einen immer größeren Stellenwert in der Branche.” Das gelte laut Veronika Murr nicht nur für die Kommunikation zu den Mandanten, sondern auch zu den Kollegen im Büro und im Home Office: “Kommunikation ist sehr wichtig bei uns – gerade weil wir so viele Leute sind. Da ist es wichtig, dass von A nach B alles richtig kommuniziert wird und man nichts falsch versteht.”
Die Lösung
Das Wildix Kommunikationssystem ist bei der steuercompany bereits seit über fünf Jahren im Einsatz. Damals stellte sich die Frage, ob die bestehende analoge Mitel-Anlage erweitert werden soll oder Wildix als neue Anlage für VoIP Telefonie installiert wird.
Zusätzlich sollte die neue Telefonanlage Videotelefonie, interne Chats, Bildschirmfreigabe und Präsenzanzeige ermöglichen. “Da war die Wildix-Lösung einfach um Längen besser als die herkömmliche Anlage. Zum einen durch die Möglichkeiten, die sie bereits bietet und zum anderen weil man sie immer wieder erweitern kann.” Er erklärt: “So haben wir einen Lösungspartner an unserer Seite, dank dem wir exzellent die neuesten Technologien umsetzen können.”
Für die tägliche Arbeit biete die Wildix Lösung laut Veronika Murr deutliche Vorteil: “Ich telefoniere den ganzen Tag, leite Telefonate weiter. Da ist es sehr wichtig, dass ich das so einfach wie möglich machen kann. Über Wildix sehe ich direkt, ob derjenige gerade telefoniert oder nicht gestört werden will. So habe ich einen Überblick und muss denjenigen nicht erst manuell anwählen.” Auch bei internen Absprachen profitiere sie von dem Kollaborations-Tool: “Über den Chat kann ich einfach schnell schreiben, wenn ein Termin angefragt wird und muss nicht erst eine E-Mail schreiben oder hinlaufen. Da spart Wildix sehr viel Zeit.” Insbesondere aufgrund der Größe des Büros schlägt sich das deutlich in Zahlen nieder:
“Vielleicht telefoniert die Person auch und ich muss wieder warten. Wenn ich ihr schnell eine Nachricht schreibe, ist das viel einfacher. Das liest sie auch während des Telefonates.” Eine weitere Zeiteinsparung ergibt sich durch die Anbindung der Telefonanlage an die DATEV-Software. So können Mandanten direkt aus DATEV über Wildix angerufen werden, ohne dass die Nummer erst händisch kopiert oder eingegeben werden muss. Ein zusätzlicher Pluspunkt für die Wildix-Anlage ist das One-Number-Prinzip, wie Dr. Thomas Habl erklärt: “Ich habe eine Nummer, egal wo ich bin. Das ist in der heutigen Praxis gar nicht mehr wegzudenken, weil der Mandant eine Nummer haben möchte und nicht zehn. Und das können wir mit der Wildix-Anlage perfekt umsetzen.” Im Zuge der Digitalisierung war der steuercompany auch ein anderer Punkt wichtig:
“Die Cloud-Lösung war für uns ein wichtiges Kriterium, weil wir nicht mehr diese klassischen Server-Anlagen in der Kanzlei haben wollten”, unterstreicht Dr. Thomas Habl. “Auch wenn mal eine Fehlerbehebung nötig sein sollte, geht das schneller, als wenn die Anlage vor Ort ist. Wenn irgendwelche Anpassungen in der IT sind, dann ist so eine Lösung am Ende deutlich günstiger und besser.”
Um den optimalen Einsatz der Wildix-Lösung für die steuercompany zu gewährleisten, setzt die Kanzlei auf die Unterstützung des Wildix Partners telconn. “An telconn schätze ich enorm, dass sie einfach immer da sind, wenn wir sie brauchen – ob per Telefon, Mail oder direkt vor Ort – und immer weiterhelfen können”, sagt Veronika Murr. “Herr Frischhut ist auch immer ein Partner, der uns die neuesten Möglichkeiten und Anwendungsgebieten der Wildix auf verständliche Art und Weise erklärt und diese auch umsetzt”, ergänzt Dr. Thomas Habl.
Das Ergebnis
Anforderungen
- moderne, agile Telefonanlage mit Präsenzanzeige
- Videotelefonie und Bildschirmfreigabe
- interne Chats
- Cloud-Lösung
- Home Office Möglichkeit
Erreichter Mehrwert
- 60% Kosteneinsparung pro Home Office Arbeitsplatz
- immer und überall über eine Nummer erreichbar
- Zeiteinsparung bei täglichen Aufgaben
- selbsterklärend in der täglichen Handhabung
- DATEV-Integration
- effizientere interne Kommunikation
- hybrides Arbeiten
telconn GmbH
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