Cloud Unified Communications
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Wie der Einsatz einer Cloud-Telefonanlage Ihre Geschäftsabläufe verbessert
Mehr denn je ist es im heutigen digitalen Zeitalter möglich, Geschäftsabläufe komplett online abzuwickeln. Mithilfe der Cloud-Technologien, wie z.B. dem Sammeln von Daten oder Cloud Computing, können Unternehmen zugleich hocheffizient sein und einfach gemanagt werden. Einer der nützlichsten Vorteile dieser Technologie ist jedoch der Einsatz der Cloud zur Bündelung der Kommunikationswege in Form der Unified Communications.
Mit Unified Communications in der Cloud können Unternehmen eine auf ihre Ziele zugeschnittene Arbeitsorganisation realisieren, die Produktivität steigern und gleichzeitig eine positive und kooperative Arbeitsumgebung schaffen. Die Etablierung einer wirklich einheitlichen Kommunikationsplattform stellt sicher, dass Arbeitsabläufe und Umsätze in nahezu jeder Unternehmenssituation reibungslos funktionieren.
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Es gibt drei Hauptvorteile bei der Nutzung eines Cloud-basierten Unified Communications Systems
Smart Working
Es ermöglicht Mitarbeitern, sich jederzeit und von jedem Ort aus mit ihrem Unternehmenskommunikationssystem zu verbinden und so volle Arbeitsflexibilität zu erlangen.
Geschäftskontinuität
Es stellt sicher, dass der Betrieb auch bei äußeren Störungen ungehindert weiterlaufen kann.
Skalierbarkeit
Es bietet die Möglichkeit einer schnellen, bequemen und kosteneffizienten Aufstockung bzw. Reduktion der von einem Unternehmen verwendeten Endgeräte und/oder Lizenzen.
Betrachten wir diese drei Vorteile im Detail
Smart Working
Zu den bekanntesten (und nützlichsten) Vorteilen beim Hosten eines UCC-Systems in der Cloud gehört die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können: Ein Modell, das als „Smart Working“ oder dezentrales Arbeiten bekannt ist. In den vergangenen Jahren wurde die Arbeit im Homeoffice und unterwegs von der Unternehmensführung meist nur als Zusatznutzen eines Cloud-basierten Kommunikationssystems betrachtet – etwas, das eher ein Luxus als eine zwingende geschäftliche Notwendigkeit war. Im Zuge der COVID-19-Pandemie wurde Smart Working jedoch unabdingbar, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Die Vorteile dieses flexiblen Arbeitsmodells liegen auf der Hand: Nicht nur, dass 57% der remote arbeitenden Mitarbeiter eine höhere Arbeitszufriedenheit aufweisen, 78% der Manager halten dezentrales Arbeiten für den stärksten nicht-monetären Anreiz zur Bindung von Talenten im Unternehmen.
Der beste Weg, diese Vorteile zu maximieren, ist die Bereitstellung eines Unified Communications Systems in der Cloud. Dank der Cloud wird die TK-Anlage für ein beliebiges UCC-System und alle zugehörigen Kontakte von jedem Standort aus zugänglich, statt nur über die vor Ort verfügbaren physischen oder drahtlosen Verbindungen. Mit anderen Worten: Die Nutzung der Cloud bedeutet, dass Telefonnummern und andere Kontaktprofile von Mitarbeitern auf jedem Gerät, das Zugriff auf die Cloud hat (z.B. Laptops oder Smartphones), für die Kommunikation verwendet werden können.
Man sollte den Begriff „Smart Working“ von den häufig verwendeten Schlagworten „Remote Working“ oder „Home Office“ unterscheiden. Die beiden letztgenannten implizieren in der Regel, dass ein Mitarbeiter nur die Möglichkeit hat, von seinem Heimarbeitsplatz aus zu arbeiten, sei es aufgrund von ortsgebundenen Geräten oder Standort-bedingten Einschränkungen des Firmennetzwerks. Smart Working umfasst jedoch alle Aspekte der Mobilität.
Durch den Fokus auf geräte- und ortsunabhängige Verbindungen sind Mitarbeiter in der Lage, mit Kollegen zusammenzuarbeiten oder Kunden von einem für sie bequemen Ort aus zu erreichen – sei es von zu Hause, aus einem Café, vom Flughafen oder (bei einer stabilen Mobilfunkverbindung) sogar vom Freien aus.
Der Vorteil liegt für die vernetzten Beschäftigten in der hohen Flexibilität und dem damit verbundenen Komfort. Diese werden durch die Möglichkeit eines „Bring your own Device (BYOD)“-Ansatzes noch verstärkt, da sich die Nutzer von ihren eigenen Endgeräten aus in die Kommunikation am Arbeitsplatz einloggen können und so auch ohne ihren vom Unternehmen ausgegebenen Laptop oder das Firmentelefon weiterarbeiten könnten.
In diesem Sinne gewährt Smart Working, so wie es durch Cloud-basierte Unified Communications ermöglicht wird, den Mitarbeitern bei ihrer Arbeit volle Mobilität und Flexibilität und hebt die Vorteile der herkömmlichen Telearbeit auf ein ganz neues Niveau. Da Remote-Arbeit nachweislich zu 50% weniger Mitarbeiterfluktuation, 4% weniger Fehlzeiten und 21% mehr Unternehmensrentabilität führt, stellt Smart Working augenscheinlich eine besonders gute Investition in die Mitarbeiterbindung dar.
Geschäftskontinuität
Ein erfolgreiches Unternehmen muss in der Lage sein, seinen regulären Betrieb ungeachtet von äußeren Umständen aufrechtzuerhalten. Die Nutzung der Cloud in Verbindung mit Unified Communications Systemen ist eine attraktive Möglichkeit, die Geschäftskontinuität zu sichern und einen zuverlässigen Betrieb sowie nachhaltigen Geschäftserfolg zu gewährleisten.
Wenn COVID-19 der Welt etwas gezeigt hat, dann wie verheerend sich unkontrollierbare Ereignisse auf herkömmliche Geschäftsabläufe auswirken können. Häusliche Quarantäne, Homeoffice Gebot und Sperrstunden sind hierfür wohl die prominentesten Beispiele. Es sollten jedoch auch andere Ursachen in Betracht gezogen werden: Wetterbedingte Katastrophen wie Überschwemmungen oder Stürme, Schädlingsbefall oder auch umfangreiche Baumaßnahmen können ein Unternehmen empfindlich treffen und betriebsunfähig machen. In all diesen Fällen benötigt ein Unternehmen ein redundantes Setup, um zu jedem Zeitpunkt die Kollaboration zwischen den Mitarbeitern sowie den Kontaktaustausch mit den Kunden sicherzustellen und damit die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Dieses „Backup“ lässt sich am einfachsten über eine Cloud-basierte Unified Communications Lösung realisieren. Falls ein zentraler Arbeitsplatz nicht mehr zugänglich ist, schafft die unternehmenseigene Telefonanlage in der Cloud einen Arbeitsplatz, der jederzeit und überall verfügbar ist. Eine Umstellung auf die Cloud zu planen ist mitunter ein komplexes Unterfangen. Glücklicherweise ist es aber gar nicht so schwierig, wenn man mit einem kompetenten Systemintegrator oder Managed Service Provider (MSP) zusammenarbeitet, der einen berät.
Ist Ihr UCC-System erst einmal in die Cloud verlagert, wird es ungleich einfacher, von jedem Ort und mit jedem Endgerät darauf zuzugreifen. Cloud-basierte Unified Communications erhöhen die operative Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von UCC-Funktionen wie Voice over IP (VoIP) und Videokonferenzen. Dank Cloud Computing und einer größeren Netzwerkreichweite schaffen Cloud-basierte Unified Communications für Endanwender mehr Mobilität und damit Flexibilität bei der Nutzung dieser Technologie.
Statt an den Standort und den Betrieb einer physischen TK-Anlage gebunden zu sein, ermöglicht Cloud Unified Communications, dass Kommunikationskanäle über eine beliebige Internetverbindung betrieben werden können, unabhängig davon, ob diese vom Standort des Unternehmens ausgeht.
Daher ist die Nutzung der Cloud für Unified Communications entscheidend für die Geschäftskontinuität. Es ermöglicht die Verwendung eines firmeneigenen All-in-One Kommunikationssystems ohne den Einsatz oder die Wartung einer physischen PBX. Sollte ein physisches Büro durch äußere Umstände unerreichbar sein, sorgt ein Cloud-basiertes Unified Communications System dafür, dass die Unternehmenskommunikation unterbrechungsfrei weiterlaufen kann.
Skalierbarkeit
Die Bereitstellung von Cloud Unified Communications ermöglicht eine flexiblere Nutzung über den Standort hinaus, denn sie erlaubt eine schnelle und unkomplizierte Anpassung und Skalierung der Anzahl der aktiven Nutzer in einem Unternehmen.
Bei herkömmlichen Kommunikationseinrichtungen müssen Administratoren physisch anwesend sein, um neue Telefongeräte einzurichten sowie Laptops oder Smartphones zu einem Firmennetzwerk hinzuzufügen. Insbesondere weil die Plattform über physische Leitungen verbunden oder auf ein spezielles Netzwerk beschränkt ist, müssen neue Geräte vor Ort installiert werden.
Cloud Unified Communications verändern jedoch den gesamten Installationsprozess. Da die Cloud einen Fernzugriff auf das unternehmenseigene Kommunikationsnetzwerk ermöglicht, können neue Benutzer auch per Fernzugriff zum System hinzugefügt werden. Das heißt, dass ein Systemadministrator einen neuen Benutzer als Teil des Firmennetzwerks schnell und einfach autorisieren kann, ohne das betreffende Gerät physisch anschließen zu müssen. Benötigte Software kann ebenfalls aus der Ferne installiert werden, da der Managed Service Provider die für den Endbenutzer zur Implementierung und sofortigen Nutzung erforderlichen Lizenzen auf seinem Endgerät autorisieren kann.
Dieser Komfort betrifft das Entfernen von Benutzern aus einem Netzwerk in gleicher Weise. Soll der Personalbestand eines Unternehmens verkleinert oder externe Dienstleister aus dem Kommunikationssystem entfernt werden, können Systemintegratoren mit Cloud-basierten Unified Communications die angegebenen Benutzer per Fernzugriff aus dem Netzwerk löschen und Zugriffsberechtigungen auf Konten und relevante Kontaktinformationen entfernen.
Auch dieser Vorgang kann durchgeführt werden, ohne physisch am Standort anwesend zu sein, was sowohl für den Endbenutzer als auch für den Systemadministrator von Vorteil ist. Keine der beiden Parteien muss ein persönliches Erscheinen zur Abwicklung der nötigen Schritte sicherstellen. Darüber hinaus passt diese dezentrale Skalierung von Anwendern auch sehr gut zu den zuvor angesprochenen Vorteilen von Smart Working und Geschäftskontinuität. Die Möglichkeit, Benutzer zu einem System hinzuzufügen oder zu entfernen, während der Administrator nicht vor Ort ist, verringert den Personalbedarf in einem zentralen Büro.
All diese Flexibilitäts- und Skalierbarkeitsfunktionen sind von besonderer Relevanz, wenn Cloud-Kommunikationstechnologien „as-a-Service“ oder auf monatlicher Basis bezogen werden, statt durch eine einmalige Anschaffung. Hardware oder Software, die über ein monatliches Abonnement erworben wird, reduziert den Kapitaleinsatz, denn wenn die betreffende Technik modernisiert, nachgerüstet oder vorzeitig stillgelegt werden muss, ist insgesamt weniger Geld dafür ausgegeben worden.
Der Cloud Service & Wildix
Besonders effektiv lassen sich die Stärken der Cloud mit Wildix als Unified Communications Plattform nutzen. Als erster Anbieter, der die UCC-Software basierend auf der WebRTC-Technologie direkt im Browser ermöglicht, konzentriert sich Wildix vor allem auf die Entwicklung und Implementierung von Kommunikationswerkzeugen, die Cloud-fähig sind und damit alle Vorzüge, die diese Architektur bietet, ausnutzen.
Auf Basis der von Amazon Web Services betriebenen Cloud-Infrastruktur etabliert Wildix ein äußerst stabiles und zuverlässiges Unified Communications System, das insgesamt in 133 Ländern zur Verfügung steht, ohne dass On-Prem-Equipment oder Vor-Ort-Installationen erforderlich sind.
Wildix-Hardware kann entweder als klassisches Kaufprodukt oder „as-a-Service“ an Endanwender ausgeliefert werden und wird vom MSP vollständig per Fernwartung eingerichtet und bereitgestellt. Da die Wildix-Software so konzipiert ist, dass sie ausschließlich im Browser läuft (ohne zusätzliche App-Downloads), können Software-Lösungen ebenfalls vom MSP aktiviert und dann vom Endnutzer ohne nennenswerte Ausfallzeiten implementiert werden.
Dank der Fokussierung auf eine reine Cloud-Implementierung und die Bereitstellung aller Tools für ein mobiles, smartes Arbeiten stellt die Wildix-Lösung eine zuverlässige, vollständig skalierbare Option für jedes Unternehmen dar.
