UCaaS vs VoIP: ¿Cuál es la diferencia?
¿Qué solución de telefonía deberías escoger para tu empresa?
En el mundo de las comunicaciones virtuales, es muy sencillo perderse en un mar de acrónimos y términos técnicos. Con “VoIP” esto y “UCaaS” lo otro, ¿cómo puede tu empresa saber exactamente qué solución es mejor para tu caso particular?
Con el fin de arrojar algo de luz y así ayudarte a diseñar un espacio de trabajo más productivo, vamos a desgranar los dos conceptos más importantes en las comunicaciones digitales: VoIP y UCaaS.
También conocerás de cerca los beneficios comerciales de estas tecnologías y lo que los proveedores de UCaaS o VoIP deberían aportar a tu proyecto empresarial.
Un vistazo general: UCaaS vs VoIP
Empezando por el principio, vamos a explicar a qué se refieren los tecnosabios cuando usan los términos “VoIP” y “UCaaS.”
Esto es el VoIP
Voice over Internet Protocol, Voz sobre Protocolo de Internet o “VoIP,” como su propio nombre indica, es una tecnología que envía tu voz sobre las conexiones IP. También se llama “telefonía de internet” y se utiliza cuando envías o recibes mensajes de voz en tiempo real en la web.
Actualmente, los sistemas VoIP suelen funcionar usando los dígitos de un número de teléfono estándar, el mismo de la telefonía tradicional. Sin embargo, las llamadas también pueden realizarse desde internet aprovechando nombres de usuarios, perfiles en redes sociales o dominios virtuales.
Y esto son las UCaaS
Unified Communications as a Service, Comunicaciones Unificadas como Servicio o “UCaaS” es un concepto mucho más amplio. En su forma más sencilla, UCaaS describe un conjunto de herramientas de comunicación digital que están unificadas en una misma plataforma, preferiblemente con una interfaz única o con un punto de acceso común.
Por norma general, este paquete incluirá llamadas de voz sobre internet; es decir, la telefonía VoIP para empresas suele incluirse en las soluciones de UCaaS. Además, incluirá otras posibilidades como videollamadas, mensajes instantáneos, compartir pantalla, faxes y más.
Como sugiere el apellido “as a service”, UCaaS funciona como un servicio que se presta mes a mes y no de forma única. Esto aumenta la flexibilidad de la solución ya que las empresas pueden pagar por esta tecnología solo en la medida en que la necesiten.
La respuesta corta
En pocas palabras: VoIP son las llamadas o intercambios de voz sobre internet. Por su parte, UCaaS es una gama mucho mayor de herramientas de comunicación digital que se proporcionan con un plan de suscripción mensual.
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Ventajas del VoIP para empresas
Teniendo en cuenta la popularidad que ha conseguido la telefonía VoIP para pequeñas y medianas empresas (pymes), no sorprende que el sistema VoIP ofrezca notables ventajas en relación con las propuestas tradicionales de telefonía.
Una de las más recurrentes suele ser el coste. Al trabajar aprovechando una conexión de internet existente y no con una línea fija independiente, la telefonía VoIP consigue adelgazar bastante la factura que tienen que pagar las empresas. Esto suele ocurrir incluso cuando se crean números de teléfono individuales para todo el personal de la oficina.
Además, el VoIP no se suele facturar por minutos. Al contrario, normalmente funciona con cuotas mensuales por usuario, reduciendo los costes y abriendo la puerta a las llamadas ilimitadas.
La comodidad cotidiana es otra razón de peso para adoptar esta tecnología. Como el VoIP no necesita líneas telefónicas físicas, permite que el personal realice o responda llamadas prácticamente desde cualquier lugar. Trabajar desde el clásico escritorio en la oficina siempre será una opción, pero además los empleados podrán llevarse las llamadas de una sala a otra o incluso seguir hablando fuera de la oficina.
Igualmente, todo esto despliega un enorme abanico de opciones de hardware gracias a la mayor facilidad de conexión a la red de telefonía VoIP para empresas. Los teléfonos específicos para este sistema son una opción, pero además se pueden utilizar ordenadores portátiles o dispositivos móviles (normalmente desde una aplicación móvil o desde el navegador del dispositivo).
Ventajas de las UCaaS para empresas
Como ya hemos dicho, las UCaaS normalmente incluirán la telefonía VoIP entre sus herramientas, sumando todos los beneficios expuestos. Así que si tienes instalada una solución UCaaS, deberías estar ya disfrutando de todos los beneficios de la telefonía VoIP en tu empresa.
A parte de eso, ¿qué más añade el UCaaS al sistema VoIP para empresas? No es fácil dar una respuesta completa aquí pero, en pocas palabras, podemos afirmar que las UCaaS aportan otros elementos que facilitan la comunicación comercial y recogen todas estas herramientas en una única interfaz.
El vídeo es uno de los instrumentos que más destacan. Aunque las videollamadas grupales ya están por todas partes, también es posible realizar videollamadas a usuarios individuales. Esta posibilidad consigue que los usuarios sientan una mayor cercanía con sus compañeros, aunque estén trabajando a distancia.
Además del vídeo, los usuarios pueden esperar que su solución de UCaaS incluya mensajes instantáneos para intercambiar rápidamente notas o confirmaciones entre dispositivos. De forma similar a los mensajes de texto, los chats permiten que los usuarios tengan conversaciones a su ritmo y sin esa sensación de espera que suele acompañar a los correos electrónicos.
Muchas otras posibilidades pueden incorporarse a un sistema de comunicación UCaaS, pero no es momento de agobiarnos antes de empezar. Además, al plantearse como una solución aaS (como un servicio), las UCaaS pueden personalizarse en cualquier momento para que tu empresa solo pague por lo que necesitas y solo durante el tiempo que lo necesites.
Tomar una decisión: UCaaS vs VoIP
Teniendo en cuenta todo esto, ¿qué tipo de negocios deberían tener un VoIP y cuáles deberían optar por las UCaaS?
La respuesta no es tanto qué tecnología necesitas sino cuánta tecnología necesitas
El caso del VoIP
La razón para cambiar a Voice over Internet Protocol es muy sencilla: cualquier sistema telefónico se beneficiará inmediatamente del uso de un servicio de telefonía VoIP para empresas. Como el sistema VoIP para empresas ofrece las mismas funciones que la telefonía tradicional, los usuarios seguramente ni siquiera notarán el cambio. De hecho, seguramente lo único que notarán serán más ventajas.
Por ejemplo, entre los beneficios del VoIP para empresas destaca el aumento de las opciones de hardware y el diseño digital que mejora la usabilidad. Trasladar todas las opciones de llamadas a los dispositivos móviles o portátiles permite a los empleados trabajar fuera de la oficina y disfrutar de opciones de trabajo flexible. Esto también reduce la cantidad de hardware que necesitan los empleados, simplificando su mantenimiento. Además, la configuración aumenta la productividad garantizando que las tareas diarias puedan hacerse en una misma pantalla.
También vale la pena repetir el asunto del coste de este sistema. Como los planes de telefonía VoIP normalmente incluyen llamadas ilimitadas, ¡el cambio puede ahorrarte mucho dinero y a la vez aumentar el tráfico telefónico del que dispones!
Aunque estas ventajas serán interesantes sobre todo para los centros de llamadas, departamentos de ventas o equipos de atención al cliente, también es cierto que cualquier otro tipo de empresa con oficinas conseguirá enormes recompensas al pasarse a una configuración VoIP.
En pocas palabras: si todo lo que le pides a un sistema de comunicaciones es que realice y reciba llamadas, implementar un sistema VoIP es seguramente todo lo que necesitas.
El caso de las UCaaS
Pero incluso en un entorno en el que lo más importante son las llamadas, adoptar un sistema UCaaS completo puede aportar beneficios muy significativos. En especial, si se trata de oficinas y otros espacios de trabajo en los que la colaboración interna es tan importante como las comunicaciones externas.
Sin duda las UCaaS ayudan a los compañeros de trabajo a sacar el máximo provecho de sus herramientas de comunicación mediante las videorreuniones. En la medida en la que el uso del vídeo ayuda a los profesionales que teletrabajan a mantenerse conectados, este no es el único beneficio. El vídeo también permite recurrir a otras herramientas como compartir pantalla, enviar mensajes durante las conferencias y usar pizarras virtuales, simplificando al máximo los procesos de colaboración.
Además de eso, las soluciones UCaaS incluyen integraciones clave en los sistemas de comunicación para optimizar aún más su rendimiento. Click to call (subrayar y hacer clic en un número de teléfono en la ventana del navegador para llamar instantáneamente a ese número) es una de las integraciones más populares. Por supuesto, hay otras muchas disponibles, como las transcripciones del buzón de voz y otras prestaciones de los auriculares.
Una buena configuración UCaaS también incluirá herramientas para reunir y procesar datos de las comunicaciones. Especialmente útiles para las ventas y la atención al cliente, los programas de análisis de llamadas permiten identificar cuellos de botellas en los flujos de llamadas o simplemente mantienen el control del rendimiento de los agentes de llamadas.
En fin, aunque todo lo que quieras extraer de las comunicaciones digitales sea hacer llamadas, una solución UCaaS puede hacer mucho por ti. Y si estás abierto a explotar otras ventajas como el teletrabajo, la posibilidad de distribuir la plantilla en diferentes ubicaciones y la adopción de varias integraciones, un sistema de Comunicaciones Unificadas es imprescindible para tu empresa.
Una centralita en la nube
Un punto extra a tener en cuenta al valorar la conveniencia de las UCaaS o un sistema VoIP para empresas es usar el sistema desde la nube.
Para ser breves, VoIP y UCaaS pueden beneficiarse de una configuración Cloud. Si una empresa quiere usar la telefonía VoIP, es posible instalar ese sistema virtualmente desde una centralita Cloud. Esto implica que el sistema VoIP se presenta como software y la estructura original que hace funcionar la telefonía no existe físicamente en las instalaciones de la empresa.
Las ventajas de una centralita en la nube para VoIP o UCaaS son principalmente el acceso y la escalabilidad. Con una PBX instalada en la nube, las empresas pueden ofrecer posibilidades de teletrabajo mucho más rápido. Además, las empresas pueden continuar con su actividad aunque tengan problemas en la oficina (por ejemplo, por un incendio, una inundación, un corte eléctrico…) porque los trabajadores no tendrán que acceder a un sistema físico para comunicarse.
Una centralita Cloud también facilita la escalabilidad en cualquier sistema de comunicaciones. Como las cuentas vinculadas a la PBX en la nube siempre serán virtuales, es fácil añadirlas o eliminarlas sin tener que tocar ninguna conexión ni manipular dispositivos físicos. Esto permite a las empresas aumentar o reducir su red instantáneamente cuando lo necesiten.
Para más información sobre los usos de una PBX en la nube, echa un vistazo a este artículo.
VoIP, UCaaS y Wildix
Tanto si lo que más se adapta a tu empresa es un sistema de telefonía VoIP o una configuración UCaaS completa, Wildix es una opción estupenda.
Con una interfaz que funciona directamente en el navegador, Wildix está concebido pensando en la comodidad del usuario e incluye posibilidades diseñadas para aumentar las ventas. El sistema Wildix incluye la máxima flexibilidad en la instalación, lista para empezar a funcionar junto a todas las herramientas de comunicación que necesites. Además, se puede alojar en la nube, en un lugar físico o mediante una configuración híbrida.
Junto al software incorporado para las necesidades de las pymes, Wildix también crea hardware avanzado que puede ofrecerse como servicio junto a las soluciones basadas en el navegador. Al funcionar como un servicio, se hace muchísimo más fácil escalar la solución Wildix para adaptarla a las necesidades de tu empresa sobre la marcha.
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