La Asociación Austriaca de Cáncer Infantil optimiza sus procesos de comunicación
El uso de Wildix permite el Smart Working y acelera los procesos de comunicación interna
Durante más de 30 años, Austrian Children’s Cancer Aid se ha ocupado de niños y adolescentes que luchan contra el cáncer, así como de sus familias. Como asociación de las seis ubicaciones regionales, la organización se centra en el posicionamiento psicosocial de los pacientes que tienen que vivir con las consecuencias de su enfermedad y tratamiento.
”Wildix es mucho más innovador que nuestra antigua solución. Estamos conectados directamente con la oficina incluso desde casa; podemos transferir llamadas rápidamente y con facilidad y también ver quién está disponible gracias al indicador de estado. Al no tener que escribir los números y ser capaces de reenviarlos directamente a nuestros compañeros con una solicitud de rellamada, hemos ahorrado hasta 15 minutos al día. Esto marca la diferencia, especialmente en un pequeño equipo como el nuestro”. – Franziska Oppitz, responsable de Relaciones Públicas en la Asociación Austriaca de Cáncer Infantil (Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe)
Para las organizaciones humanitarias siempre es importante estar disponibles y ser capaces de prestar asistencia rápida por teléfono, aunque solo sea con la organización de contactos. Especialmente durante la pandemia, el nivel de la disponibilidad (algo que a menudo se infravalora) se ha convertido en un gran problema para muchas de estas organizaciones porque estar accesible desde una oficina doméstica (por no hablar del desvío de llamadas de la oficina a un teléfono personal…) no resulta tan fácil. Las soluciones que incluyen el smart working habitualmente solo se plantean en las grandes agencias y normalmente son demasiado caras para las asociaciones que se financian con donaciones. La solución: un sistema de comunicaciones inteligente que pueda adaptarse a las diferentes necesidades (y presupuestos) de organizaciones más pequeñas.
El problema
La vida no siempre sigue las reglas que nos gustaría… A veces se alteran con algo especialmente difícil y demasiado frecuente: un diagnóstico de cáncer. Gracias a los avances médicos, muchas enfermedades pueden detectarse y tratarse mucho antes, aunque muchas personas seguirán necesitando asistencia incluso después de superar su enfermedad. Esto suele implicar algo más que la necesidad de asistencia en la vida diaria; también hay un aspecto psicosocial, la vuelta a la vida normal y tener que lidiar con las secuelas de la enfermedad. Las personas afectadas y sus familiares tienen que hacer frente a muchos retos. Aquí es precisamente donde entra en juego la Asociación Austriaca de Cáncer Infantil. Como grupo de apoyo, su equipo de cinco miembros se centra principalmente en el cuidado de niños, adolescentes y jóvenes que luchan contra el cáncer.
“Muchos de nuestros pacientes están en contacto con nosotros durante años porque su situación vital está en constante evolución y les surgen nuevas cuestiones”, explica Elisabeth Aulehla, que trabaja en la administración de la asociación.
La organización ofrece apoyo principalmente en el campo psicosocial. Los proyectos establecidos, como los campamentos para distintas edades que duran varios días, ayudan a los pacientes a aceptar y comprender sus experiencias.
“En torno al 70 % de los pacientes de cáncer también tienen que enfrentarse a las secuelas. Les ayudamos, por ejemplo, a encontrar unas prácticas profesionales o dar los primeros pasos en sus carreras”, cuenta Franziska Oppitz, responsable de relaciones públicas, describiendo una de las principales áreas de trabajo de la asociación.
La Asociación Austriaca de Cáncer Infantil es el enlace de conexión en una red de pacientes, clínicas y médicos. Si los pacientes o sus familiares tienen dudas, pueden llamar a la organización que les ayudará directamente o les pondrá en contacto con la persona adecuada. La accesibilidad y la rapidez a la hora de reenviar las llamadas telefónicas son dos factores cruciales.
«Como consecuencia de la pandemia por el covid-19, hemos tenido que montarnos la oficina en casa. Por eso, la accesibilidad estaba muy limitada. Si queríamos transferir llamadas, teníamos que escribir el número de la persona que llamaba y enviar una solicitud de rellamada a la persona correspondiente”, explica Franziska Oppitz. «Nuestro anterior sistema telefónico ya era demasiado viejo y, sobre todo, muy caro. Como nos financiamos básicamente mediante donaciones, este punto también nos hizo salir a buscar algo nuevo”, recuerda Elisabeth Aulehla. «myTweak, junto a TOOL IT, nos recomendó el sistema Wildix y confiamos en esa recomendación».
La solución
El teléfono Workforce en la oficina y la aplicación móvil para el teletrabajo nos acompañan desde inicios de 2021. “La transición al teléfono funcionó con rapidez y fluidez”, cuenta Franziska Oppitz.
Además, se añadió un mecanismo de apertura de puertas al sistema telefónico de forma que los empleados pudieran abrir la puerta de su oficina directamente desde su teléfono.
“Ya teníamos esta función en el sistema anterior y era muy útil”, añade Franziska Oppitz. Aunque implementar esta función llevó más de lo esperado porque un componente no estaba disponible, “ahora todo funciona a la perfección y el servicio que nos presta nuestro Partner ha sido maravilloso en todo momento”.
Las empresas que han participado en la puesta en marcha del nuevo sistema de telefonía están muy contentas de ayudar a la Asociación de Cáncer Infantil. De hecho, cada una de ellas ha asumido una parte de los costes: myTweak proporciona el trunk SIP, TOOL IT ofrece el servicio gratuitamente y Wildix proporciona las licencias a la organización. Los recursos financieros que quedan disponibles como resultado pueden utilizarse en beneficio de los niños y adolescentes.
Gracias a las posibilidades que ofrecen las modernas comunicaciones desde Internet, también ha sido posible mantener algunos de los servicios que ofrece la Asociación en los últimos meses: en particular, los campamentos presenciales parecían algo imposible el pasado verano por culpa de la pandemia, pues las personas que han sufrido cáncer tienen un alto riesgo de infectarse. El aislamiento suponía un paso atrás en la vuelta a la vida normal. Desde el último año, la Asociación de Cáncer Infantil ha estado ofreciendo seminarios virtuales para jóvenes de 20 años o más. Aquí los participantes pueden compartir sus ideas y recibir consejos para los próximos pasos en su recuperación.
El resultado
Usando la solución de Wildix, el equipo de la Asociación Austriaca de Cáncer Infantil ha podido mejorar la accesibilidad y agilizar el proceso de comunicación.
“Al no tener que escribir los números y ser capaces de reenviarlos directamente a nuestros compañeros con una solicitud de rellamada, hemos ahorrado hasta 15 minutos al día. Esto marca la diferencia, especialmente cuando solo tenemos a un pequeño equipo trabajando”, dice Franziska Oppitz.
El equipo también añade que implementar el teletrabajo es muy sencillo. “La aplicación móvil nos permite contestar y transferir llamadas igual que si estuviéramos en la oficina”, insiste Elisabeth Aulehla. “De este modo, incluso en la oficina, un compañero puede dejar el despacho y seguir estando accesible desde su teléfono porque otra persona puede ocuparse de responder su llamada”. Un reto que el equipo debía afrontar de vez en cuando son las dificultades con la conexión a Internet, como nos cuenta Franziska Oppitz: “Si Internet se cae, por supuesto, el sistema telefónico también se ve afectado. Pero nuestros socios siempre reaccionan muy rápidamente y también encontramos soluciones para esa situación”.
Otra característica que Franziska defiende en su trabajo diario es el indicador de estado: “Vemos inmediatamente el estado de nuestros compañeros y no perdemos más tiempo intentando reenviarles contenido innecesariamente. Esto nos ahorra mucho tiempo y mucho estrés, ya que obviamente es mucho más agradable para las personas que llaman porque no tienen que perder demasiado tiempo esperando”.
El cambio al sistema de comunicaciones de Wildix fue un paso muy importante en la Asociación para asistir mejor a los que sufren esta enfermedad.
“Wildix es mucho más innovador que nuestra antigua solución. Estamos conectados directamente con la oficina incluso desde casa; podemos transferir llamadas rápidamente y con facilidad y también ver quién está disponible gracias al indicador de estado”, dice Franziska Oppitz. “Los sistemas son incluso más útiles para equipos más grandes, ya que pueden aprovechar otras muchas ventajas, pero para nosotros ya es extremadamente útil”.
También nos dice que los Partners Wildix tienen un estupendo equipo de asistencia para organizaciones sin ánimo de lucro. “Llamamos y decimos ‘no funciona’ y nos ayudan de forma rapidísima”, añade. Es evidente que el cambio a un nuevo sistema de comunicaciones ha sido un éxito rotundo.
Requisitos
- Desvío de llamadas sencillo
- Optimizar la accesibilidad de la oficina
- Solución compatible con oficinas domésticas
- Integración de un mecanismo de apertura de puertas desde el teléfono
Valor conseguido
- Ahorro de 15 minutos diarios mediante un sencillo desvío de llamadas y el indicador de estado
- Accesibilidad aumentada en la oficina principal y en las oficinas domésticas
- Integración de un mecanismo de apertura de puertas desde el teléfono
ESTA SOLUCIÓN HA SIDO PROPORCIONADA POR EL PARTNER WILDIX
myTweak Telekom GmbH
Anton-Baumgartner-Str. 125/1/5
1230 Wien, Österreich
+ 43 (1) 235 1010
www.mytweak.at
TOOL IT Services & Solutions GmbH
Windmühlgasse 21 / Stiege 6
1060 Wien, Österreich
+43 (1) 391 3000
www.tool-it.eu
