La facilitation du télétravail grâce à Wildix dans un Ehpad
Wildix et Etelys aident la Fondation Pauliani à permettre le télétravail au sein de son EPHAD en modernisant son système de communication d'entreprise, en pleine période de confinement.
Wildix s’évertue à mettre à dispositions des solutions de communications unifiées, visant à faciliter le travail et à augmenter la productivité des entreprises du monde entier. C’est également le cas des organismes à but non lucratif qui se doivent de rester compétitifs afin de maintenir un niveau de service de haute qualité.
Depuis 1872, la Fondation Pauliani est une œuvre privée, de type associatif et à but non lucratif. Elle gère un Ehpad, situé à Nice, qui offre à ce jour une capacité d’accueil de 214 lits.
Wildix s’est donc entretenu avec Cédric Lacoste, Responsable IT de la Fondation Pauliani, qui possède une solide expérience de plus de 20 ans dans les établissements sanitaires et sociaux, le service secrétariat de l’établissement, afin de recueillir leur retour d’expérience avec la solution Wildix, 5 mois après son déploiement.
Le Problème
Cédric Lacoste, Responsable IT de la Fondation Pauliani, a été amené à remplacer un autocom qui datait pour ainsi dire de la création des bâtiments.
La situation épidémique de 2021 a également joué un rôle important dans la décision de Cédric Lacoste d’accélérer la transition vers un nouveau système de communications. Il a fallu prendre un virage technologique commun à de nombreuses autres entreprises : celui du télétravail.
“Avec la pandémie de Covid-19, nous avons dû placer une partie de nos salariés en télétravail. Cependant, les systèmes que nous possédions auparavant ne nous permettaient pas de conserver une liaison téléphonique des postes des lignes de bureau à leur domicile”.
La Fondation Pauliani s’est alors mise à la recherche d’une solution répondant à cette problématique, avec pour enjeux de faciliter le télétravail, en offrant des fonctionnalités modernes telles que la visioconférence avec les utilisateurs internes et externes, tout en facilitant la gestion de la téléphonie de ses résidents.
Et face à l’urgence de la situation, l’utilisation de bons outils s’est alors avérée nécessaire pour maintenir et optimiser la communication entre les membres du personnel de la Fondation.
”Les membres du personnel placés en télétravail se sont retrouvés à utiliser leur téléphone portable personnel car nous n’avions pas la possibilité d’externaliser nos lignes internes à l’établissement chez les utilisateurs”.
La Solution
Contacté dans un premier temps, l’ancien prestataire de téléphonie, Alcatel, proposait uniquement de retravailler sur l’ancien système mais avec des modules indépendants les uns des autres, ce qui ne répondait pas aux attentes initiales. Plutôt que de passer par ce type d’installation, bien souvent source de panne et autres ennuis, la Fondation Pauliani s’est tournée vers la solution Wildix que Cédric Lacoste ne connaissait pas au départ mais qui lui a rapidement été recommandée :
«Nous avons choisi Wildix sur les conseils d’Etelys partenaire Wildix, un prestataire local, également basé à Nice”, précise t-il, soulignant la réactivité d’Etelys dans le suivi du projet de refonte du système de communication de l’Ehpad. Une expertise bienvenue qui a notamment permis la configuration de l’ensemble de la solution au système d’appel malade déjà en place. “Nous nous sommes assurés que le système d’appel malade utilisé par le client, en l’occurrence un système Ackermann, soit bien interfacé avec le système Wildix”, précise d’ailleurs David Cano, Dirigeant de la société Etelys.
Une fois les contours financiers de l’offre validés en interne, le déploiement a ainsi pu être lancé dans les plus brefs délais. Un PBX local, adapté aux 350 lignes utilisées à l’époque par la Fondation.
5 mois après son déploiement, la solution Wildix a conquis ses utilisateurs, celle-ci étant aujourd’hui utilisée par l’ensemble des équipes de la Fondation dont le service Secrétariat. Une prise en main “rapide, simple et efficace” comme nous l’un des membres du secrétariat, qui nous explique qu’une fonctionnalité en particulier est très appréciée par l’équipe : l’accès au chat depuis son propre téléphone.
“Lorsque les collègues sont en situation de télétravail, nous n’avons pas besoin de nous connecter sur leurs comptes pour suivre leur activité, tout se fait en temps réel, aussi bien par chat, que par messages vocaux. Nous avons même créé un chat de groupe qui nous permet d’échanger rapidement sur nos suivis. Nous retrouvons tout ce dont nous avons besoin sur l’application mobile”.
Cédric Lacoste ajoute : “Une belle fonctionnalité est la messagerie sur la boîte mail et la retranscription des messages vocaux qui nous facilite grandement le travail. Toutes ces petites choses de la solution Wildix mises bout à bout constituent un vrai plus qui améliore grandement notre quotidien”.
Les Résultats
Avec un système permettant la création et l’attribution de lignes en toute simplicité, la Fondation Pauliani maîtrise dorénavant toutes ses communications de A à Z.
“Il n’y a clairement aucune comparaison possible avec notre ancien système de téléphonie, tant nous étions sur de la téléphonie analogique à 100% et ce système ne présentait aucune fonctionnalité intéressante.” confirme Cédric Lacoste, qui souligne également la rapidité de traitement des demandes SAV par Etelys comme autre gros point de satisfaction. Au final, aujourd’hui ce ne sont pas moins de 380 licences qui ont été ainsi activées dans l’Ehpad niçoise.
Unanimes, nos deux utilisateurs affirment que la solution Wildix a bel et bien trouvé sa place au cœur de la Fondation :
“Nous recommandons la solution Wildix car que ce soit en administration ou pour les utilisateurs, tout se fait de façon très simple. Chacun a la main mise sur l’outil pour communiquer sur sa disponibilité et son état de présence, ce qui garantit également une meilleure redistribution des appels pour les agents d’accueil du standard téléphonique”.
Car plutôt que d’opter pour des DECT en période de confinement, le choix s’est naturellement porté vers le smartphone :
“La solution Wildix a permis de mettre en place le télétravail, notamment par le biais du chat qui a été une réelle découverte pour nous, et qui s’avère très utile, surtout quand les collaborateurs sont déjà en ligne. Même l’utilisation de notre téléphone personnel s’en est retrouvée simplifiée, ce qui évite la multiplicité des outils. Nous sommes la génération mobile qui surfe toute la journée sur de nombreuses applications, et il faut avouer que pour le télétravail, l’application Wildix a été un vrai plus. Nous avons diminué de moitié l’utilisation des téléphones physiques, tout passe aujourd’hui par l’interface Collaboration. ” explique la responsable du secrétariat.
L’utilisation de l’interface Collaboration s’étend également aux autres services, le BYOD (Bring Your Own Device) ainsi que le besoin limité en formation pour prendre en main l’outil, ayant facilité son acceptation, jusqu’à remplacer dans certains cas l’utilisation du téléphone de bureau.
Cédric Lacoste, non moins satisfait de la couverture des besoins de l’Ehpad par la solution Wildix conclut :
“Aujourd’hui, nous sommes dans du Full IP, tout est intégré dans un seul système. L’alliance de l’ergonomie et du côté fonctionnel de Collaboration font que c’est un outil qui garantit une prise en main simple et efficace pour tous les employés qui bénéficient désormais d’une meilleure visualisation de l’activité de chacun en temps réel. Aujourd’hui, nous pouvons également bénéficier d’une traçabilité des appels, ce qui est une chose non négligeable dans un établissement de soin”.
Un client heureux qui a récemment renouvelé sa confiance à la solution Wildix et à son partenaire Etelys, avec 40 nouvelles chambres et 10 nouveaux DECT envisagés pour ses nouveaux bâtiments et dont l’installation est prévue dans les semaines à venir. Dans ces conditions, pourquoi alors changer une équipe qui gagne ?
La solution a été fournie par le partenaire Wildix
ETELYS
141 Promenade des Anglais,
06200 Nice, France
+33 (493) 86 15 96
adv@etelys.fr
