Institut de médecine tropicale du Pérou Alexander von Humbodlt

Utiliser Wildix pour combattre la COVID : L'Amélioration des Communications Alimentent le Projet de Santé Publique Ambitieux de l'Institut de Médecine Tropicale Alexander von Humboldt.

Lorsque la pandémie de la COVID-19 a frappé le Pérou, elle a immédiatement menacé de submerger la nation, car l’ampleur du nombre de patients ayant besoin d’un traitement était telle que les centres de soins ont très vite dépassé leur point de rupture.

Le Problème

Pour contrer cet effondrement, l’Institut a élaboré un plan qui permettrait de gérer les patients en dehors des hôpitaux, comme le fait l’hôpital Cayetano Heredia de Lima.

Le Dr Krapp explique : « Nous avons commencé à diriger cette initiative pour mettre en place un système qui permettrait le suivi et la gestion des patients présentant des symptômes moins graves et pouvant être pris en charge à domicile, afin d’essayer de soulager la pression dans les hôpitaux« .

La mise en place d’un tel système nécessitait toutefois un système de télécommunications robuste, qui pourrait fonctionner de manière fiable pour une équipe de bénévoles qui prendrait les rendez-vous et assurerait le suivi des patients. Il devait également fonctionner efficacement pour les médecins eux-mêmes exposés à un risque d’infection, qui ne peuvent être physiquement présents au domicile des patients.

Le temps de déploiement et la facilité d’utilisation étaient également des facteurs décisifs de la solution à utiliser, l’hôpital n’ayant pas les moyens d’épargner du personnel technique. Pire encore, l’hôpital était confronté à la limite de temps pressante des infections COVID devenant trop nombreuses pour être traitées et contenues de façon réaliste.

Le projet était, dans un sens, une application des principes du travail à distance, mais avec des enjeux plus importants et un calendrier plus pressant.

La Solution

Dès le début, l’une des solutions à l’origine de ce projet était Wildix, sous les recommandations du partenaire péruvien de Wildix, Infobox. Daniel Pizarro, CEO d’Infobox, souligne alors :

Le Dr Krapp décrit également la solution Wildix comme répondant aux exigences du projet :

« Nous avions besoin d’une plateforme virtuelle pour que les médecins restent chez eux en toute sécurité, car ils ne pouvaient aller nulle part en raison des risques élevés qu’ils couraient. Le fait de disposer d’une connexion Internet sur leur ordinateur et de ne pas avoir à utiliser leur propre téléphone nous a été très utile. Ils ont été très satisfaits du système dès le début« .

Elle poursuit : « Wildix nous permettait de suivre les patients et tout le reste. C’est un projet que nous avons mené à bien en un ou deux mois environ, grâce à un travail dynamique. Il nous a fallu un mois pour mettre en place tous les flux et valider les questions pour les patients ».

Une fois entièrement installé, cet exemple de système Wildix a permis de connecter une équipe de dix volontaires et neuf médecins à la base de patients moins symptomatiques.

« Ce sont des médecins qui sont engagés par l’hôpital mais qui présentent des conditions à haut risque, de sorte qu’ils ne peuvent pas être physiquement avec les patients », précise le Dr Krapp. « Nous leur avons donc donné la possibilité de participer à ce projet, en suivant les patients depuis leur domicile en toute sécurité grâce à cet outil« .

Le système permettant de travailler à distance, la convivialité était la clé de cette configuration. Heureusement, l’installation de Wildix n’a posé que peu de problèmes, voire aucun, en ce qui concerne l’interface utilisateur.

« C’était très convivial« , déclare le Dr Krapp. « La plupart des médecins avaient plus de 65 ans – c’est pourquoi ils restaient à la maison – et nous leur avons fait un très court tutoriel et ils ont appris à utiliser le système très rapidement ».

Les Résultats

Grâce à l’utilisation de cette plateforme et aux efforts des bénévoles, l’Institut et les neuf médecins ont pu s’occuper en moyenne de 50 à 55 patients par jour, en toute sécurité depuis leur domicile et entièrement par le biais d’une connexion Internet basée sur un navigateur. Au moment de la rédaction de cet article, le système a permis 1 200 interactions avec les patients et plus de 300 patients individuels ont été examinés (à cela s’ajoute à une période de suivi de 10 à 14 jours pour chaque patient).

Encore une fois, le Dr Krapp évoque la simplicité du système Wildix comme un facteur clé pour atteindre ces résultats.

« Mon équipe n’a eu aucun problème pour s’approprier le système, ce qui était notre principale préoccupation. Elle a pu le faire sans aucune difficulté. Le système était très facile à mettre en œuvre et à prendre en main pour les membres de l’équipe, j’attribue donc un A+ pour cela« .

En fait, en raison du succès continu que Wildix a apporté à l’institut, le Dr Krapp a choisi d’utiliser la plateforme pour un projet supplémentaire.

“Maintenant, avec Daniel [Pizarro], nous travaillons sur une « deuxième aventure », et c’est un projet plus important que j’ai créé parce que j’ai réellement eu une belle expérience avec Wildix », dit-elle.

Ce deuxième projet est Peru con Plasma, un autre effort soutenu par des volontaires, organisé cette fois par l’Universidad Peruana Cayetano Heredia pour collecter du plasma de convalescence auprès de donneurs dans tout le Pérou.

« Nous menons une étude et essayons d’enrôler des donneurs pour le plasma de convalescence« , explique le Dr Krapp. « Nous avons un groupe de jeunes volontaires qui répondent aux appels téléphoniques et donnent des informations.

L’objectif est de fournir des informations aux donateurs potentiels, pour les motiver à faire un don. Avant, ils ne faisaient que remplir un formulaire – comme un formulaire Google – nous voulions pousser un peu plus loin les appels, car lorsque les donateurs parlent avec quelqu’un, ils sont plus motivés. De cette façon, nous pouvons répondre à leurs questions ».

Afin de rendre l’expérience de volontariat plus pratique pour ces agents d’appel et de maintenir des mesures de distanciation sociale, cette utilisation de la plateforme Wildix pour le Pérou con Plasma n’a pas été établie dans un bureau traditionnel. Au contraire, chaque volontaire a eu la possibilité de se connecter au système Wildix depuis son domicile.

« C’est aussi une plateforme virtuelle, un centre d’appel virtuel », déclare le Dr Krapp.

Ce centre d’appel virtuel, une fois mis en place, a connecté un total de 35 agents d’appel volontaires au système Wildix entièrement par le biais d’une interface de navigateur. Comme pour l’utilisation de Wildix pour faciliter les rencontres médecin-patient, le Dr Krapp a également constaté un degré élevé de convivialité dans cette configuration :

« Selon mon expérience, c’était très flexible. En deux jours seulement, nous avons pu tout mettre en place. Nous avons intégré ces utilisateurs qui peuvent tous transférer leur appel vers un autre utilisateur si, par exemple, ils ont besoin d’un niveau d’évaluation supérieur. Cela a été très bénéfique de travailler avec cette plateforme.”

« Daniel [Pizarro] (d’Infobox) a également apporté son soutien. Il nous partage des rapports sur le nombre d’appels, afin que nous puissions surveiller les volontaires et tout le reste« .

La prochaine étape pour Infobox est de rationaliser davantage la page web Peru con Plasma grâce à un autre outil Wildix.

« À partir de maintenant, nous intégrons Wildix Kite dans ce projet, car nous voulons recevoir les appels des volontaires de Peru con Plasma par le biais du site web, » explique M. Pizarro.

Une telle mise en œuvre, comprenant un widget pour les communications instantanées avec un agent en direct, constituerait une amélioration encore plus importante par rapport aux moyens de contact précédents du site. En fait, plus qu’une simple amélioration de la convivialité du site, le Dr Krapp va jusqu’à décrire la solution Wildix comme cruciale pour sa création.

« Ce projet ne se serait pas concrétisé si nous n’avions pas eu votre aide« , souligne-t-elle. Cependant, les plans du Dr Krapp pour son alliance avec Wildix ne s’arrêtent pas à ces efforts en cours.

« Je suis chercheuse, je pense donc toujours à ce que nous pouvons faire d’autre, surtout dans cette situation vraiment critique », déclare-t-elle. « J’espère que dans les prochains mois, nous pourrons trouver plus d’aide et plus de temps pour mettre en place quelques utilisations supplémentaires avec Wildix, car je pense qu’il y a de nombreuses lacunes ici au Pérou qui doivent être comblées en termes de communication avec les patients ».

Il est à espérer qu’un système de communication solide pourra également combler ces lacunes.

Objectifs

Connecter une équipe de médecins aux patients COVID-19 à domicile pour des examens virtuels et un traitement de suivi.
Intégrer une équipe de volontaires dans le système pour des communications plus efficaces.
Déployer la technologie rapidement, avec une courte période de formation, afin de l’utiliser rapidement et de garder une longueur d’avance sur la pandémie.
Organiser une équipe de volontaires via une connexion virtuelle pour agir en tant qu’opérateurs de centre d’appel pour les donneurs de plasma.

Valeur gagnée:

Mise en relation d’une équipe de 9 médecins et 10 bénévoles avec un total de plus de 300 patients vus jusqu’à présent, avec 1 200 interactions par le système de conférence.
Mise en place d’une plateforme de communication selon un calendrier strict.
Formation des utilisateurs à l’utilisation rapide et efficace du système.
Plateforme établie pour assurer le suivi des patients de manière simple et pratique sur une période de 10 à 14 jours.
Création d’un centre d’appel virtuel reliant 35 agents d’appel volontaires à un PBX virtuel depuis leur domicile, en utilisant uniquement une interface de navigateur.
Début de l’intégration de Kite au site web de la collecte de plasma pour améliorer le processus d’inscription grâce à un contact accru avec les volontaires.

La solution a été fournie par le partenaire Wildix

Infobox Latinoamérica
Flora Tristan 461, Oficina 201, Magdalena del Mar 15076 Lima Perú
+51 (01) 712 91 30
www.infobox.com.pe

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