CUOA Business School
La scuola di management CUOA ora sa come fare per non perdere più neanche una telefonata e come inviare velocemente messaggi e reminder ai vari colleghi senza creare un flusso inutile di email-promemoria.
CUOA Business School è una delle principali scuole di management italiane. Da oltre 60 anni fornisce formazione di alto livello attraverso diverse tipologie di corsi: MBA part-time o full-time rivolti agli imprenditori, corsi Executive per professionisti e manager, Master per giovani laureati.
Organizza inoltre corsi specifici per operatori del settore turistico e, tramite l’area finance, percorsi di formazione per banche, assicurazioni ed enti finanziari.
La sede di questa realtà d’eccellenza è Villa Valmarana Morosini, uno splendido palazzo settecentesco situato ad Altavilla Vicentina (VI) che ospita anche il College Valmarana Morosini, un hotel dove alloggiano studenti e docenti.
Francesco Scarano, responsabile IT di CUOA Business School, spiega che la vecchia centrale telefonica presentava alcuni limiti evidenti: “Il centralino SELTA era analogico e serviva sia la business school sia l’intera struttura del College Valmarana Morosini: la reception, il ristorante, le stanze. Potete immaginare il groviglio di passanti e cavi! La nostra sala server, totalmente virtualizzata, dipendeva da un centralino obsoleto e ridondante: dovevamo trovare una soluzione alternativa.”
La criticità principale era legata però alla comunicazione interna ed esterna: “Quando qualcuno cercava al telefono un collega e non lo trovava, chiedeva a chi alzava la cornetta di farsi richiamare oppure scriveva la classica mail “Ti ho cercato ma non eri disponibile, per favore richiamami quando se libero”. Un flusso di email sostanzialmente inutile per chi ogni giorno ne deve già leggere molte” racconta Scarano.
La situazione diventava ancora più complicata se a chiamare era una persona esterna, ad esempio un cliente: non essendoci un registro delle chiamate, la telefonata andava subito persa o la trasmissione del messaggio di questo cliente era affidata alla buona memoria di chi alzava la cornetta e si doveva ricordare di avvisare il destinatario della telefonata o di scrivere una mail di promemoria. Gestire la comunicazione in questo modo era impossibile, continuavano ad esserci incomprensioni tra colleghi per un messaggio non riferito o per una mail non letta. Il clima in azienda risentiva parecchio di questa situazione caotica.”
Inizialmente, il personale IT aveva suggerito di utilizzare il sistema di chat integrato nell’Help Desk, che però veniva percepito dai dipendenti CUOA come uno strumento da usare solo in caso di problemi tecnici. Anche l’uso di Skype era ostracizzato.
La svolta avviene quando Francesco viene a conoscenza della Collaboration Wildix grazie a Reti, partner Platinum Wildix che si era occupato del cablaggio di Villa Valmarana Morosini: “Ho visto che Reti usava la Collaboration per comunicare e dopo aver assistito a una demo del prodotto, ho capito subito che quella poteva essere la risposta alle nostre problematiche”
CUOA aveva valutato anche la soluzione offerta da CISCO, che però alla fine era stata scartata perché troppo complessa. Come spiega Scarano: “Addurre un cambiamento nel sistema di comunicazione di un’azienda è già di per sé problematico perché gli utenti sono normalmente restii al cambiamento, se poi l’applicazione non è intuitiva e facile da usare rischia di essere accantonata subito.”
Reti ha completato l’installazione e ora le utenze attive sono 110, includendo sia quelle della business school sia quelle della struttura ricettiva.
“Nessuno si è mai lamentato della Collaboration, anzi tutti sono molto contenti anche perché grazie alla funzione Registro Chiamate vedono subito se hanno ricevuto una telefonata durante la loro assenza”.
Secondo Scarano, la prossima soluzione che molti dipendenti CUOA adotteranno saranno le cuffie: “Tutti noi del reparto IT usiamo cuffie Jabra integrate con Wildix e questo ha incuriosito le colleghe dell’area commerciale che, passando molte ore al telefono, sono alla ricerca di qualcosa di più comodo da usare rispetto al telefono con filo.”
CUOA Business School sta pensando anche ad un progetto da implementare al più presto:
“E’ nostra intenzione cambiare il CRM, scegliendone uno preferibilmente già integrato con Wildix. In questo modo, quando un contatto presente nel database telefona alla business school, chi riceve la telefonata potrebbe vedere automaticamente sulla schermata della Collaboration l’intera scheda del cliente.”
