Austrian Children’s Cancer Care Aid ottimizza i processi di comunicazione
Wildix consente lo smart working e velocizza i processi di comunicazione interna
Da oltre 30 anni Austrian Children’s Cancer Aid si prende cura di bambini e adolescenti che combattono contro il cancro e assiste le loro famiglie. In quanto associazione dislocata a livello globale, questa si concentra sull’assistenza psicosociale per ex pazienti che devono convivere con le conseguenze della malattia e delle cure.
“Wildix è molto più innovativo rispetto al nostro prodotto precedente. Siamo collegati direttamente con l’ufficio attraverso il telelavoro, possiamo inoltrare le conversazioni in modo semplice e rapido e sappiamo sempre chi è disponibile attraverso lo stato di presenza. Il fatto di non dover più annotare i numeri e inoltrarli ai colleghi con una richiesta di chiamata ci permette di risparmiare fino a 15 minuti al giorno. E questo non è poco per un piccolo gruppo come il nostro”. – Franziska Oppitz, manager delle pubbliche relazioni presso Austrian Children’s Cancer Aid
Per le organizzazioni umanitarie è importante essere sempre a disposizione e poter assistere prontamente via telefono, anche solo organizzando i contatti. Durante la pandemia, la qualità della disponibilità, che spesso viene sottovalutata, è diventata un grosso problema perché essere raggiungibili dall’ufficio a casa (per non parlare dell’inoltro delle chiamate d’ufficio a un telefono personale) non è cosa semplice. Le soluzioni che includono lo smart working sono in genere considerate solo dalle agenzie più grandi e spesso sono troppo costose per le organizzazioni finanziate da donatori. La soluzione: un sistema di comunicazione smart che può essere adattato alle diverse esigenze (e budget) delle organizzazioni più piccole.
Il Problema
La vita purtroppo non sempre va come ci aspettiamo, le persone colpite da malattie e i loro parenti spesso devono affrontare molte sfide. Una particolarmente difficile e fin troppo frequente: il cancro. Ma grazie ai progressi della medicina, molte malattie possono essere diagnosticate e trattate precocemente, sebbene la maggior parte delle persone abbia comunque bisogno di assistenza anche dopo essere sopravvissuta alla malattia. Questo spesso comporta più di un semplice supporto nella vita quotidiana: c’è anche l’aspetto psicosociale, il ritorno alla vita normale e l’affrontare le conseguenze della malattia. I malati e i loro parenti spesso affrontano molte sfide. È proprio qui che entra in gioco Austrian Children’s Cancer Aid. Come gruppo di advocacy, il team di cinque membri si concentra principalmente sull’assistenza, successiva alla cura, di bambini, adolescenti e giovani adulti che combattono contro il cancro.
“Molti dei nostri pazienti rimangono in contatto con noi per diversi anni, perché la loro situazione è in continua evoluzione e quindi regolarmente sorgono nuove domande”, spiega Elisabeth Aulehla, che lavora nell’amministrazione di Children’s Cancer Aid.
L’organizzazione fornisce supporto principalmente nell’area psicosociale: progetti consolidati, come i campi estivi suddivisi per età che durano diversi giorni, aiutano i pazienti ad accettare le loro esperienze.
“Circa il 70% dei malati di cancro deve affrontare anche problemi successivi alla malattia. Li aiutiamo, ad esempio, a trovare un apprendistato o comunque a livello lavorativo”, afferma Franziska Oppitz, responsabile delle pubbliche relazioni, descrivendo una delle principali aree di lavoro dell’organizzazione.
Children’s Cancer Aid è l’anello di congiunzione tra una rete di pazienti, cliniche e medici. Se i pazienti o i familiari dei malati hanno domande, possono chiamare l’organizzazione, che può aiutarli direttamente o metterli in contatto con la fonte giusta. L’accessibilità e l’inoltro rapido delle telefonate sono quindi essenziali.
“A causa della pandemia di Covid-19, siamo stati costretti a trasferirci nelle nostre case. Di conseguenza, l’accessibilità era molto limitata. Se volevamo trasferire le chiamate, dovevamo annotare il numero del chiamante e inviare una richiesta di richiamata alla persona in questione”, spiega Franziska Oppitz.
“Il nostro precedente sistema telefonico era molto vecchio e, soprattutto, costoso. Poiché ci finanziamo esclusivamente con donazioni, questo è stato un altro motivo per cui abbiamo cercato qualcosa di nuovo”, ricorda Elisabeth Aulehla. “myTweak e TOOL IT ci hanno consigliato il sistema Wildix e abbiamo deciso di seguire la loro raccomandazione.”
La Soluzione
Il telefono Workforce in ufficio e l’app mobile per lo smart working sono in uso dall’inizio del 2021. “Il passaggio al telefono ha funzionato rapidamente e senza intoppi”, afferma Franziska Oppitz.
Inoltre, è stato aggiunto un apriporta al sistema telefonico, in modo che i dipendenti possano aprire la porta dell’ufficio direttamente dal telefono.
“Avevamo già questa funzione con il sistema precedente e sapevamo quanto fosse utile”, aggiunge Franziska Oppitz. Sebbene l’implementazione di questa funzione abbia richiesto un po’ di tempo, perché un componente non era disponibile, “ora tutto funziona perfettamente e il servizio del nostro partner è stato sempre fantastico”.
Le aziende coinvolte nell’implementazione del nuovo sistema telefonico sono state felici di sostenere Children’s Cancer Aid. Ognuna di loro, quindi, si è fatta carico di una parte dei costi: myTweak fornisce il trunk SIP, TOOL IT offre il servizio gratuitamente e Wildix cede le licenze all’organizzazione. In questo modo, le risorse finanziarie possono essere utilizzate a beneficio di bambini e adolescenti.
Grazie alle capacità offerte dalle moderne comunicazioni basate su Internet, negli ultimi mesi è stato anche possibile spostare alcuni dei servizi offerti da Austrian Children’s Cancer Aid: i campi estivi in presenza sembravano impossibili la scorsa estate, a causa della pandemia, perché le persone che hanno sofferto di cancro sono ad alto rischio di infezione. L’isolamento ha comportato un passo indietro rispetto al ritorno a una vita normale. Dall’anno scorso, Children’s Cancer Aid offre seminari online per giovani adulti dai 20 anni in su, dove si possono condividere idee e ricevere suggerimenti per le varie fasi del loro recupero.
Il Risultato
Utilizzando la soluzione Wildix, il team di Children’s Cancer Aid è riuscito a migliorare l’accessibilità e ad accelerare il processo di comunicazione.
Non dover più scrivere numeri e note e poterli inoltrare direttamente ai nostri colleghi con una richiesta di richiamata ci fa risparmiare fino a 15 minuti al giorno. Questo fa la differenza, soprattutto per un piccolo team come il nostro”, afferma Franziska Oppitz.
Il team aggiunge anche che l’implementazione dello smart working è molto semplice.
“L’app mobile ci consente di rispondere e trasferire le chiamate, come se fossimo in ufficio”, sottolinea Elisabeth Aulehla. “In questo modo, anche in ufficio, un collega può allontanarsi dalla scrivania ed essere comunque raggiungibile al telefono, perché qualcun altro può rispondere alla chiamata”.
Una sfida che il team a volte deve affrontare è la difficoltà con la connessione Internet, come afferma Franziska Oppitz: “Se Internet non funziona, ovviamente, anche il sistema telefonico ne risente. Ma i nostri partner intervengono sempre molto rapidamente e troviamo soluzioni anche per problematiche di questo tipo”.
Un’altra caratteristica che Franziska ritiene ottima per il suo lavoro quotidiano è la visualizzazione della presenza: “Vediamo immediatamente lo stato dei nostri colleghi e finalmente non perdiamo più tempo cercando di inoltrare contenuti inutilmente. Questo ci fa risparmiare tempo e stress, ed è ovviamente più piacevole per chi effettua la chiamata, perché non deve rimanere troppo tempo in attesa”.
Il passaggio al sistema di comunicazione Wildix è stato un passo importante per Children’s Cancer Aid al fine di ottimizzare l’assistenza ai malati di cancro.
Wildix è molto più innovativo della nostra vecchia soluzione: siamo collegati direttamente all’ufficio anche da casa, possiamo trasferire le chiamate in modo rapido e semplice e vedere anche chi è attualmente disponibile grazie allo stato”, afferma Franziska Opppitz.
“Il sistema è ancora più utile per i team più grandi, poiché possono usufruire di ulteriori vantaggi, ma è estremamente utile anche per noi.”
Inoltre sottolinea che anche i partner Wildix ricevono un grande supporto di gruppo per le organizzazioni senza scopo di lucro. “Chiamiamo, diciamo ‘non funziona’ e riceviamo aiuto all’istante”, aggiunge.
È quindi ovvio che il passaggio al nuovo sistema di comunicazione è stato un successo in tutto e per tutto.
Esigenze
- Facile inoltro delle chiamate
- Ottimizzare l’accessibilità dell’ufficio
- Soluzione per l’home office
- Integrazione dell’apriporta dal telefono
Vantaggi
- 15 minuti risparmiati ogni giorno grazie al semplice inoltro delle chiamate e alla visualizzazione dello stato
- Maggiore accessibilità nella sede principale e da casa
- Integrazione dell’apriporta con il telefono
LA SOLUZIONE È STATA FORNITA DAL PARTNER WILDIX
myTweak Telekom GmbH
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