Grazie a Wildix, l'IRCCS Oasi Maria SS. ONLUS ha unificato le sue 4 sedi, ottimizzato le comunicazioni e ridotto del 25% il tempo operativo, migliorando drasticamente la produttività per 700 dipendenti
L’IRCCS Oasi Maria SS. ONLUS di Troina, in provincia di Enna, è una realtà no-profit che da oltre 70 anni si dedica con passione alla cura e alla riabilitazione delle persone con disabilità intellettive o disturbi neurocognitivi. L’istituto, fondato nel 1953 da padre Luigi Ferlauto, oggi è un Centro di eccellenza riconosciuto a livello regionale e nazionale, con un bacino d’utenza che spazia ben oltre la Sicilia. Con un team di oltre 700 dipendenti e un’organizzazione complessa che comprende un ospedale, ambulatori, un centro studi e una struttura alberghiera, l’IRCCS Oasi Maria SS. aveva bisogno di una soluzione di comunicazione che non solo potesse gestire la sua rete esistente, ma che fosse anche in grado di evolversi per soddisfare le esigenze future.
Con l'implementazione di Wildix, siamo riusciti a ridurre del 90% le chiamate perse e ad aumentare l'efficienza interna del 25%, centralizzando la comunicazione tra le nostre quattro sedi e ottimizzando la gestione di oltre 1000 tra utenti e ospiti dell’Istituto.
Alessandro Valenza
Responsabile UOSD ICT & Digital Strategy, IRCCS Associazione Oasi Maria SS. ONLUS
La Sfida: Ottimizzare le Comunicazioni e Integrare Strutture Diversificate
“Prima di passare a Wildix, stavamo affrontando una serie di problemi strutturali e tecnologici legati alle nostre comunicazioni interne ed esterne”, spiega Alessandro Valenza, responsabile UOSD ICT & Digital strategy dell’IRCCS Oasi Maria SS. “L’infrastruttura precedente, basata su sistemi telefonici datati, non era in grado di supportare la crescita e la complessità delle nostre attività, soprattutto con l’apertura di nuove sedi”.
L’IRCCS Oasi si trovava davanti alla necessità di gestire in modo efficiente le comunicazioni tra le quattro sedi, tutte a Troina, ma distribuite tra ospedale, ambulatori, centro studi e un hotel collegato ai servizi tecnici dell’istituto. In più, alcuni reparti,dedicati a persone con disturbi del comportamento e manifestazione di aggressività verso l’ambiente, richiedevano l’uso di telefoni a disco robusti capaci di resistere ad urti improvvisi, cosa che non sarebbe stata possibile con telefoni di nuova generazione.
“In aggiunta, c’era il problema delle chiamate non risposte”, continua Valenza. “Le stime pre-Wildix indicavano la perdita di circa il 65% delle chiamate in ingresso per il formarsi di code di chiamata molto lunghe, con un impatto negativo sulla nostra efficienza e sulla qualità del servizio offerto. Avevamo bisogno di una soluzione in grado di ridurre questo dato in maniera significativa”.
La Soluzione: Una Comunicazione Unificata e Scalabile
La soluzione proposta da Timeo, Partner Wildix dal 2022, si è dimostrata fondamentale per la trasformazione delle comunicazioni dell’IRCCS Oasi Maria SS. Grazie all’adozione di Wildix il sistema telefonico dell’istituto è stato completamente modernizzato garantendo l’integrazione fluida di telefoni VoIP di ultima generazione e dispositivi più tradizionali come i telefoni a disco, per le esigenze specifiche dei reparti suddetti.
“Inizialmente pensavamo a una migrazione graduale verso il VoIP, ma con Wildix abbiamo trovato la flessibilità e la robustezza necessarie per gestire anche telefoni a disco. Questo è stato un aspetto cruciale per noi”, sottolinea Valenza.
Wildix ha permesso di gestire in maniera centralizzata le comunicazioni di 700 utenti e dei suoi ospiti distribuiti su 4 siti differenti. L’implementazione è avvenuta in tempi record, anche grazie alla collaborazione stretta con Timeo Information Technologies srl, che ha svolto un ruolo chiave nell’integrazione delle tecnologie Wildix all’interno dell’infrastruttura dell’istituto.
Inoltre, la piattaforma Wildix ha portato un grande beneficio nella gestione del traffico telefonico, con la configurazione di oltre 1000 telefoni e la riconfigurazione di circa 800 numeri interni. Ora, l’IRCCS Oasi Maria SS. ha una visibilità completa sul traffico telefonico e può monitorare in tempo reale l’andamento delle chiamate in ingresso e in uscita, ottimizzando così i tempi di attesa.
“Con Wildix abbiamo anche introdotto un sistema di gestione delle code che cambia il messaggio per chi è in attesa in base al numero di chiamanti in coda, riducendo il tempo di attesa percepito e migliorando l’esperienza dell’utente”, spiega Valenza. “Inoltre, la possibilità di utilizzare il servizio Follow Me, che consente ai medici e al personale di essere raggiunti ovunque, ha migliorato notevolmente la nostra efficienza operativa”.
I Risultati: Efficienza Potenziata e Maggiore Risposta al Paziente
I benefici apportati dalla piattaforma Wildix sono stati immediati e misurabili. Il dato più impressionante riguarda la riduzione delle chiamate perse: ora, l’istituto riesce a rispondere al 90% delle chiamate in ingresso, un miglioramento enorme rispetto al passato. Anche il tempo operativo quotidiano è stato ridotto del 25%, un risultato che ha permesso di ottimizzare il lavoro di molti reparti senza dover aumentare il personale.
Un altro grande vantaggio è la flessibilità del sistema Wildix, che permette all’IRCCS Oasi di crescere con agilità. “Essendo una realtà dinamica, con nuove sedi in apertura, la possibilità di variare il numero di telefoni e licenze con semplicità è fondamentale”, aggiunge Valenza. “Con Wildix, abbiamo una soluzione scalabile che ci accompagnerà anche nei nostri piani futuri”.
Sguardo al Futuro: L’Importanza dell’Intelligenza Artificiale
Guardando al futuro, l’IRCCS Oasi Maria SS. sta esplorando l’introduzione di tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale per migliorare ulteriormente la gestione delle comunicazioni e l’interazione con i pazienti. “Wildix ci offre la possibilità di integrare soluzioni di AI che potrebbero, ad esempio, gestire automaticamente le prenotazioni e fornire supporto in tempo reale tramite API”, spiega Valenza. “Questo è solo l’inizio di un percorso che vedrà sempre più integrazioni digitali a favore dei nostri pazienti”.
Conclusione: Un Partner Affidabile per il Futuro delle Comunicazioni
Grazie alla collaborazione con Timeo e all’adozione di Wildix, l’IRCCS Oasi Maria SS. ha trasformato la gestione delle comunicazioni, ottenendo un sistema flessibile, sicuro e scalabile che si adatta perfettamente alle sue esigenze. La riduzione delle chiamate perse e il risparmio del 25% nel tempo operativo quotidiano sono solo alcuni dei risultati raggiunti grazie a questa soluzione innovativa.
Con la sua lunga storia di eccellenza nel campo delle neuroscienze e dell’assistenza ai pazienti, l’IRCCS Oasi Maria SS. guarda ora al futuro con ottimismo, pronta a sfruttare le tecnologie più avanzate per migliorare ulteriormente la qualità dei servizi offerti.
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Value Gained
- +90% di chiamate gestite rispetto al passato, riducendo le chiamate perse.
- -25% di tempo risparmiato nelle operazioni quotidiane grazie alla centralizzazione e ottimizzazione delle comunicazioni.
- 700 utenti connessi su 4 sedi diverse, migliorando la collaborazione interna.
- 352 posti letto con telefonia analogica integrata nel sistema Wildix.
- Integrazione dei telefoni a disco per utenti con specifiche necessità neurodegenerative.
- Aumento della sicurezza grazie alla ridondanza del sistema di comunicazione.
Progetti Futuri
L’IRCCS Oasi Maria SS. prevede di espandere ulteriormente l’uso della tecnologia Wildix in diversi ambiti. Uno dei progetti più innovativi riguarda l’integrazione dell’Intelligenza Artificiale per ottimizzare le prenotazioni e ridurre i tempi di attesa delle chiamate, migliorando così l’esperienza dei pazienti e dei loro familiari.
Questa soluzione è stata offerta dal Partner Wildix
- Timeo Information Technologies srl
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